Dieses Kapitel beschreibt die tägliche Arbeit im Laborbereich: Proben annehmen, aufteilen, einlagern, weitergeben und aus dem Bestand nehmen. Alle Aktionen stehen doppelt zur Verfügung – im Ribbon der Gruppe Proben und im Kontextmenü der Probenliste. Beide wirken auf dieselbe Weise und prüfen dieselben Regeln.
Laboreingang
Die Annahme läuft ausschließlich über den Scan. Es gibt bewusst keinen Weg, den Eingang in der Liste zu setzen: quittiert wird am Röhrchen, nicht am Bildschirm.
Rufen Sie Eingang auf und scannen Sie die eintreffenden Proben nacheinander. Der Dialog bleibt für Serienscans offen, protokolliert jeden Scan mit und meldet Fehler auch akustisch – so lässt sich eine ganze Transportbox abarbeiten, ohne den Blick vom Rack zu nehmen.
Mit dem Eingang wechselt die Probe in den Zweig Angenommen. Erst ab diesem Moment lässt sie sich im Labor bearbeiten – und ist umgekehrt in der Akte gesperrt. Der Zeitpunkt des Eingangs wird als Teil des Verlaufs festgehalten und ist im Audit-Trail nachlesbar.
Aliquotieren
Über Aliquot beziehungsweise Aliquotieren … teilen Sie eine angenommene Probe auf. Der Dialog fragt:
•die Anzahl der Aliquots (1 bis 99);
•die Probenart der Aliquots. Angeboten werden nur die Aliquot-Arten, die laut Konfiguration aus der Probenart der aufzuteilenden Probe gewonnen werden – bei Vollblut also Serum, Plasma und PBMC, nicht die Aliquot-Arten des Urins. Passt genau eine, ist sie vorgewählt. Passt keine, oder ist überhaupt keine Aliquot-Art konfiguriert, stehen ersatzweise alle Materialien zur Wahl (siehe Probenkonfiguration);
•optional die Restmenge je Aliquot, in der Mengeneinheit der gewählten Probenart;
•ob die Etiketten gleich mitgedruckt werden sollen – je Aliquot ein Exemplar.
Jedes Aliquot bekommt einen eigenen, scannbaren Probencode: den Code der Hauptprobe mit angehängtem Zähler. Ein zweiter Durchgang zählt weiter, es entstehen also keine doppelten Codes. Aliquots stehen anschließend auf „Angenommen"; die Hauptprobe bleibt, wo sie ist. Sie wechselt ihren Status nicht – dass sie aufgeteilt wurde, sagt bereits die Zugehörigkeit der Aliquots. Wenn nach dem Aufteilen nichts mehr im Ausgangsröhrchen ist, tragen Sie an der Hauptprobe die Restmenge 0 ein; sie gilt dann als Aufgebraucht und fällt aus künftigen Selektionen heraus.
Übernommen werden Patient, Studie, Abnahmezeitpunkt, Abnahmestelle und die freien Etikettfelder. Nicht übernommen werden Transportmedium, Lagerort, Restmenge, Hinweise und eine bestehende Reservierung – das sind Eigenschaften des einzelnen Röhrchens.
Aliquotiert wird nur eine Ebene tief: ein Aliquot lässt sich nicht weiter aufteilen. In der Liste erscheinen die Aliquots als aufklappbare Untereinträge ihrer Hauptprobe; nach dem Aliquotieren springt die Ansicht direkt auf die aufgeklappte Gruppe.
Status setzen, einlagern, weitergeben
Die weiteren Stationen setzen Sie über die Ribbon-Buttons Einlagern und Weitergeben oder über das Untermenü Status setzen im Kontextmenü, das zusätzlich Aufgebraucht anbietet.
Lagerort, Restmenge und Auftau-Zyklen pflegen Sie im Probendialog (Bearbeiten …). Die Angaben zur Abnahme – Zeitpunkt, Material, Transportmedium, Abnahmestelle – sind hier schreibgeschützt.
Das Feld heißt Lagerort und Platz und besteht aus zwei Teilen: links die Auswahlliste mit dem Ort („Freezer 17"), rechts ein Freitextfeld für die Feinstelle darin („Box 3, Slot 4"). Der Freitext ist immer beschreibbar, nicht nur bei „Sonstiger". In Listen, Berichten und Excel-Ausgaben erscheinen beide Teile zusammen in einer Spalte; Box, Reihe und Position werden also über den Freitext geführt und brauchen keine eigenen Felder.
Etiketten nachdrucken
Über Drucken lässt sich ein Etikett jederzeit nachdrucken; die Exemplarzahl wird abgefragt. Der Nachdruck ändert den Status nicht und vergibt keinen neuen Code – ein beschädigtes Etikett wird ersetzt, nicht die Probe.
Da im Labor keine Akte offen ist, holt sich der Druck die für das Etikett nötigen Patientenangaben direkt aus den Stammdaten. Für einen reinen Laborzugang gilt dabei dieselbe Datensparsamkeit wie überall im Bereich.
Aus dem Bestand nehmen: archivieren, sperren, vernichten
Drei Aktionen nehmen eine Probe aus dem laufenden Bestand. Sie unterscheiden sich darin, was mit dem Material geschieht und ob der Schritt umkehrbar ist. Gemeinsam haben sie dreierlei: eine Begründung ist Pflicht, der Begründungsdialog ist zugleich die Sicherheitsabfrage, und die Probe steht danach ausschließlich im zugehörigen Baumzweig, also in keiner der übrigen Arbeitslisten mehr.
Archivieren … legt eine Probe beiseite, ohne etwas über das Material zu behaupten. Der fachliche Status bleibt erhalten, eine eingelagerte Probe ist danach „archiviert (war eingelagert)". Wird eine Hauptprobe archiviert, wandern ihre Aliquots mit. Das ist der einzige der drei Schritte, der sich zurücknehmen lässt.
Aus Archiv wiederherstellen holt die Probe zurück in den Zweig, in dem sie vorher lag. Zurückholen darf jeweils nur der Bereich, in dem die Probe vor dem Archivieren lag, das Labor also nur, was im Labor archiviert wurde. Ein einzelnes Aliquot lässt sich für sich archivieren, aber nicht für sich zurückholen, solange die Hauptprobe archiviert ist. Eine aufgehobene Reservierung stellt das Wiederherstellen nicht wieder her, siehe unten.
Fachlich sperren … ist der Fall „das Material ist noch da, taugt aber nicht mehr": Kühlkette unterbrochen, Röhrchen verwechselt, Einwilligung widerrufen, Qualitätszweifel. Die Sperre ist ein Endzustand wie das Vernichten und lässt sich nicht zurücknehmen. Das Röhrchen bleibt eingelagert und muss physisch noch entsorgt werden, es darf aber nicht mehr verwendet werden. Möglich ist die Sperre ab dem Etikettendruck, also sobald es überhaupt ein Röhrchen gibt, und nicht mehr an bereits gesperrten, vernichteten oder archivierten Proben.
Vernichten … dokumentiert, dass es das Material nicht mehr gibt. Auch das ist ein Endzustand und lässt sich nicht rückgängig machen. Vernichtete Proben bleiben mit ihrem gesamten Verlauf dokumentiert, sie verschwinden nicht, sie sind nur nicht mehr da.
Wirkung auf Reservierungen und Selektionen
Eine Probe, die aus dem Bestand geht, steht für kein Projekt mehr zur Verfügung. Deshalb gilt bei allen drei Aktionen dasselbe, ohne Ausnahme und ohne Zusatzschritt:
•Eine bestehende Reservierung wird aufgehoben, samt Grund und Besitzer.
•Die Probe wird aus allen Selektionen entfernt, auch aus fremden und aus deren eingefrorenem Ergebnis.
•Beim Archivieren einer Hauptprobe gilt das auch für ihre Aliquots, weil die mit archiviert werden.
Hängt tatsächlich eine Reservierung oder eine Selektion an der Probe, sagt das Programm das vorher in einer eigenen Rückfrage und nennt bei einer einzelnen Probe auch, wer sie reserviert hatte. So lässt sich die Kollegin oder der Kollege verständigen, denn das Projekt verliert an dieser Stelle Material. Die Rückfrage erscheint nur dann, wenn wirklich etwas daran hängt, und gar nicht ohne die Lizenz LISA, weil es ohne Laborbereich keine Selektionen und Reservierungen gibt.
Der frühere Zustand, in dem eine gesperrte Probe ihre Reservierung behielt, ist damit abgeschafft: Er führte dazu, dass eine unbrauchbare Probe in einer Projektliste stehenblieb, ohne dass es jemandem auffiel. Das Zurücknehmen einer Archivierung stellt die Reservierung nicht wieder her, das Projekt muss die Probe dann neu selektieren oder reservieren.
Verlauf einer Probe
Audit-Trail zur Probe … steht zu jeder Probe zur Verfügung, unabhängig von ihrem Zustand. Der Dialog zeigt chronologisch Anlage, Statuswechsel, Feldänderungen und Löschungen mit Zeitpunkt, Benutzer, Gerät sowie altem und neuem Wert und lässt sich nach Excel exportieren.
In der Kopfzeile steht bei einem reinen Laborzugang statt des Patientennamens nur die pseudonyme Patient-ID, genau wie in der Probeninfo.