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Das Bioprobenmodul begleitet eine Probe über ihren gesamten Weg: von der Beauftragung beim Patienten über den Etikettendruck und die Abnahme bis zum Laboreingang, zur Aliquotierung, zur Einlagerung und schließlich zur Verwertung in einem Forschungsprojekt. Jeder Schritt wird mit Zeitpunkt, Benutzer und Gerät protokolliert, sodass sich der Verbleib jeder Probe lückenlos nachvollziehen lässt.
Das Modul besteht aus zwei Teilen, die getrennt lizenziert sind und sich getrennt betreiben lassen:
•der Probenbereich in der Patientenakte – hier wird beauftragt, etikettiert und dokumentiert, was einem Patienten abgenommen wurde;
•der Laborbereich LISA – hier wird alles abgebildet, was nach dem Eingang der Probe im Labor geschieht. LISA lässt sich so einrichten, dass dort kein Zugriff auf Patientendaten besteht.
Der übliche Ablauf beginnt nicht nur beim Patienten, sondern auch in der Studienverwaltung.
1. Probenset anlegen. Ein Probenset ist die Vorlage für einen Satz Proben: eine benannte Liste aus Probenart, Transportmedium und Anzahl der Röhrchen – zum Beispiel „Baseline: 2 × Serum, 1 × EDTA-Vollblut, 1 × Urin". Sets werden im Modul Studien an einem Studienvisit gepflegt (siehe Probensets anlegen).
2. Set an den Studienvisit hängen. Ist einem Studienvisit ein Probenset zugeordnet, weiß jeder Termin, der auf diesen Visit verweist, welches Material gebraucht wird. Am Termin erscheint zusätzlich ein Symbol, wenn zu diesem Visit Forschungsblut abzunehmen ist. Die Terminplanung muss damit nichts über Probenarten wissen – sie plant den Visit, das Material ergibt sich daraus.
3. Beim Patienten mit einem Klick beauftragen. In der Akte werden auf der Bioprobenseite alle Proben des Sets in einem Schritt vorbereitet – entweder aus einem Termin (Studie und Set ergeben sich aus dem Studienvisit) oder aus einem frei gewählten Probenset, etwa für eine spontane Abnahme während der Untersuchung. Daneben gibt es die Einzelprobe für den Einzelfall.
4. Etiketten drucken. Die vorbereiteten Proben werden markiert und gedruckt. Erst mit dem Druck vergibt das Programm den Probencode; vorher lassen sich Proben also noch spurlos verwerfen. Auf dem Etikett stehen ein 2D-Code und bis zu vier frei zusammensetzbare Textzeilen; optional geht dem Probenetikett ein Info-Etikett voraus, das Verwechslungen beim Aufkleben verhindert.
5. Abnehmen und weitergeben. Die abgenommene Probe geht ins Labor. Damit endet die Zuständigkeit der Akte: ab dem Laboreingang gehört die Probe dem Labor, die Angaben zur Abnahme sind gesperrt.
Unabhängig davon, wo eine Probe gerade steht, findet sie jeder wieder: unter Management steht die Probensuche. Dort wird der Probencode gescannt oder eingetippt – auch nur ein Teil davon –, und die Akte des zugehörigen Patienten öffnet sich direkt auf der Probe. Diese Suche ist immer verfügbar, sobald die Bioprobenfunktion eingeschaltet ist, auch ohne Laborbereich.
Der Laborbereich ist eine eigene Funktionserweiterung und braucht die Lizenz LISA. Ohne sie endet der Prozess in der Akte beim Status „Gedruckt/in Arbeit" – es gibt dann weder Laboreingang noch Aliquots noch Lagerorte.
Der entscheidende Gedanke hinter LISA ist die Trennung: Abnahme und Dokumentation am Patienten auf der einen Seite, Verarbeitung und Verwertung der Proben auf der anderen – beides auf derselben Datenbasis, aber nicht zwingend mit denselben Sichtrechten. LISA lässt sich deshalb auf zwei Arten betreiben:
•als Bereich innerhalb der normalen Anwendung, aufrufbar über das Menü Management. Wer dort arbeitet, kann bei Bedarf von einer Probe aus in die Akte springen.
•als eigenständige Anwendung für das Forschungslabor. Über besondere Benutzerrollen entsteht ein Zugang, der ausschließlich den Laborbereich kennt: keine Patientenakte, keine Namen, keine Adressen, kein Weg dorthin. Das Labor arbeitet mit denselben Probendaten wie die Ambulanz, sieht aber keine personenbezogenen Daten.
Damit das Labor trotzdem fachlich arbeiten kann, lassen sich einzelne Patientendaten gezielt freigeben – etwa die Hauptdiagnose, das Geschlecht oder ausgewählte Laborwerte. Die Freigabe erfolgt im Datendictionary pro Feld (siehe Freigabe von Patientendaten). Freigegebene Felder erscheinen im Laborbereich an drei Stellen: als Kriterium bei der Selektion, als Zeile in der Probeninfo und als Spalte in der Laborliste. Sie werden dabei immer mit dem Stand zum Zeitpunkt der Abnahme gezeigt, und das Geburtsdatum erscheint grundsätzlich nur als Alter bei Probennahme, nie als Datum.
•Laboreingang per Scan. Die Annahme wird am Röhrchen quittiert; der Dialog bleibt für Serienscans offen.
•Aliquotierung. Eine Probe wird in beliebig viele Aliquots aufgeteilt, jedes mit eigenem, scannbarem Probencode und auf Wunsch gleich mit Etikett.
•Einlagerung und Bestandsführung. Lagerort, Restmenge und Auftau-Zyklen werden je Röhrchen geführt.
•Selektion. Über einen Abfrageeditor werden Proben nach Probenart, Abnahmedatum, Restmenge, Auftau-Zyklen, Reservierungsstand und maximaler Trefferzahl gesucht – kombiniert mit den freigegebenen Patientendaten. Eine Option beschränkt das Ergebnis auf eine Probe je Patient und zieht dabei Aliquots den Hauptproben vor. Eine Selektion lässt sich benennen, speichern und später wieder aufrufen.
•Reservierung. Die Proben einer Selektion werden für ein Projekt reserviert. Die Reservierung trägt einen Grund beziehungsweise Projektnamen aus einer gepflegten Liste und weiß, wer sie angelegt hat; aufheben darf sie zunächst nur diese Person.
•Listen und Exporte. Die angezeigte Liste geht als Excel-Arbeitsmappe („Probenliste" und „Lagerorte") heraus, das Ergebnis einer Selektion als de-identifizierter Export.
•Lückenloser Audit-Trail. Zu jeder Probe lässt sich der vollständige Verlauf einsehen – Anlage, jede Statusänderung, jede Feldänderung, mit Zeitpunkt, Benutzer und Gerät.
Der Probenbereich in der Akte setzt die eingeschaltete Bioprobenfunktion und die Plus-Lizenz voraus, der Laborbereich zusätzlich die Lizenz LISA. Wie die Funktion eingeschaltet und eingerichtet wird, steht unter Probenkonfiguration; den Etikettendrucker richten Sie je Arbeitsplatz ein, siehe Etikettendrucker.