Das Datendictionary ist die Basis der Datenbank: Jedes Item hat einen Itemtyp, der hier definiert ist. Fortgeschrittene Benutzer sortieren hier Items in der Akte und Optionen in Auswahllisten um, blenden Items aus und legen Einheit und Nachkommastellen fest, auf die EMIL ein Item rundet. Mit EMMA legen Sie außerdem eigene Gruppen sowie eigene numerische und Text-Items, Items mit eigenen Auswahllisten und eigene Berechnungsformeln an.
Änderungen hier wirken sich auf das gesamte EMIL-System aus und können bei unsachgemäßer Anwendung zu falschen oder unerwarteten Ergebnissen führen. Ändern Sie nur, wenn Sie genau wissen, was Sie tun, und eine Sicherung haben, mit der Sie Fehler rückgängig machen können. Die Bedeutung (Semantik) eines Feldes darf nie geändert werden; legen Sie dafür ein neues Feld an, denn viele Felder werden z. B. in Exporten fest mit einer bestimmten Bedeutung ausgegeben.
Andere Arbeitsplätze übernehmen Änderungen erst beim nächsten Start von EMIL.
Aufbau
Die Abbildungen wurden mit EMMA aufgenommen; Optionen, die nur mit EMMA verfügbar sind, sind vermerkt.
•(1) Datenprofil (Indikation); auswählbar nur, wenn mehr als ein Datenprofil lizenziert ist.
•(2) Baum aller Items und Gruppen des Profils, gegliedert wie die Patientenakte. Gruppen und Items sortieren Sie per Ziehen und Ablegen um, z. B. die Gruppe Erfragt an eine andere Position. Verschieben ist nur innerhalb der Bereiche Fest, Verlauf und Labor möglich, nicht zwischen ihnen.
•(3) Optionen-Liste des gewählten Items (hier ein Item mit Auswahlliste).
•(4) Feldbeschriftung in der Patientenakte; das Feld behält seine Funktion. Die Bedeutung des Feldes dürfen Sie dabei nicht ändern (siehe oben).
•(5) Optionen für alle Items, siehe Feldoptionen.
•(6) Toolbar zum alphabetischen Sortieren der Optionen-Liste in beiden Richtungen und zum Verschieben einzelner Optionen. Mit EMMA fügen Sie eigene Optionen hinzu und löschen unbenutzte, sofern sie nicht systemweit vorgegeben sind (Schloss-Symbol).
•(7) Suche im Dictionary.
•(8) Gruppen anlegen, ändern und löschen (EMMA).
•(9) Eigene Items anlegen und unbenutzte Items löschen (EMMA).
•(10) Dokumentation des Datendictionary, immer auf dem aktuellen Stand. Sie enthält auch ausgeblendete und nur in Studien aktive Items sowie Abbildungen aller Assessments mit den Bezeichnungen der Subitems; bei mehreren Datenprofilen auch die Profile je Item.
•(11) Verfügbarkeit: Wählen Sie das Profil, in dem das Item vorhanden ist, dann das Item, und machen Sie es über (11) in weiteren Profilen verfügbar. Häkchen lassen sich hier nur setzen, nicht entfernen; ausblenden können Sie das Item in jedem Profil.
Wichtig: Gruppenzuordnung, Reihenfolge, Feldtitel und Sichtbarkeit (Eingeblendet) gelten nur für das gewählte Datenprofil. Alle anderen Einstellungen eines Items, z. B. Kodierungslisten, sind global.
Feldoptionen
Unter dem Feldtitel stehen Optionen, die von der Art des Items abhängen. Die Optionen (5) gibt es für alle Items: Sie legen fest, ob das Item in der Patientenakte, im GDPR-Bericht und in anderen Berichten erscheint und ob es über die KIS-Schnittstelle an das KIS zurückgegeben werden kann. Mit aktiver Lizenz für die Patientenapp bestimmen Sie für numerische Items außerdem, ob der Patient sie in der App als Liste und Grafik sieht.
•Automatisches Kopieren vom Vorbesuch (EMMA): Bei Neuanlage eines Visits werden bestimmte Werte vom vorhergehenden Visit übernommen.
•Automatisch ausfüllen mit Textbaustein (EMMA): Bei Freitext-, Diagnose- und Medikationsfeldern wird der Editor mit einem Textbaustein vorbesetzt, wenn er bei leerem Feld aufgerufen wird.
Kundenspezifische Datenprofile (+)
Achtung: Diese kundenspezifische Funktion wirkt sich weitreichend auf die gesamte Konfiguration Ihres Systems aus und ist nicht vom Standardsupport abgedeckt. Setzen Sie sie nur nach Absprache ein.
Mit aktiver EMMA-Lizenz richten Sie bis zu drei zusätzliche, kundenspezifische Datenprofile ein. Ein solches Profil entsteht immer als Kopie eines vorhandenen Profils:
1.Wählen Sie oben links (1) das Profil, das als Vorlage dienen soll.
2.Klicken Sie im Menüband auf Profil kopieren.
3.EMIL erläutert den Vorgang und fragt nach dem Namen des neuen Profils.
Die Kopie übernimmt alle Itemtypen, Bezeichnungen, Gruppen und Reihenfolgen der Vorlage und wird sofort angezeigt; danach bearbeiten Sie beide Profile unabhängig voneinander. Sind alle drei kundenspezifischen Profile vergeben, wird der Button ausgeblendet.
Das neue Profil steht überall zur Auswahl, wo EMIL Datenprofile anbietet: bei der Profilzuordnung eines Benutzers in der Benutzerverwaltung, im Datendictionary als Filter des Baums und unter Verfügbarkeit (11) sowie in Studien, Berichten und Abfragen. Welche Felder im Profil sichtbar sind, legen Sie wie gewohnt im Datendictionary fest.
Der interne Profilcode hängt am belegten Platz, nicht am Namen; die Feldzuordnung bleibt also bei einer Umbenennung erhalten. Läuft die EMMA-Lizenz aus, verschwinden die kundenspezifischen Profile aus allen Auswahllisten; die Daten bleiben vollständig in der Datenbank und erscheinen mit wieder aktiver Lizenz erneut. Benutzer, die einem nicht mehr verfügbaren Profil zugeordnet waren, arbeiten bis zu einer neuen Zuordnung im Standardprofil des Systems.
Zwischenüberschriften (+)
Längere Gruppen der Patientenakte gliedern Sie mit Zwischenüberschriften in Abschnitte. Eine Zwischenüberschrift gehört immer zu dem Feld, vor dem sie in der Akte erscheint.
1.Klicken Sie im Baum (2) mit der rechten Maustaste auf das Feld, vor dem die Überschrift stehen soll.
2.Wählen Sie Zwischenüberschrift davor ... und geben Sie den Text ein.
Über denselben Menüpunkt ändern Sie den Text später; ein leerer Text entfernt die Zwischenüberschrift.
Im Baum sind Felder mit Zwischenüberschrift durch einen Strich über dem Feld gekennzeichnet. In der Akte erscheint die Überschrift als farbig hinterlegte Zeile vor dem Feld, aber nur, wenn darunter mindestens ein Feld sichtbar ist (auch beim Filtern oder bei Anzeige nur gefüllter Felder).
Wie die Reihenfolge gelten Zwischenüberschriften nur für das gewählte Datenprofil. Wird ein Feld mit Zwischenüberschrift ausgeblendet, verschoben oder gelöscht, wandert die Überschrift auf das nächste Feld der Gruppe, sofern dieses keine eigene hat.
Zahlenwerte, Einheiten und Grenzwerte
Bei manchen Zahlenwerten stehen mehrere Einheiten zur Auswahl.
•(1) Einheit, in der Sie dokumentieren; idealerweise dieselbe wie in Ihren anderen Systemen.
•(2) Anzahl der Dezimalstellen, auf die EMIL rundet.
•(3) Grenzwerte des plausiblen Bereichs.
Geht der Wert in eine Formel oder einen Score ein, muss die eingestellte Einheit unbedingt mit der Einheit der eingetragenen oder importierten Werte übereinstimmen.
Die Einheit (1) können Sie jederzeit ändern, erfasste und bereits berechnete Werte werden dabei aber nicht umgerechnet. Haben Sie mit der falschen Einheit dokumentiert und falsche Berechnungen im System, wenden Sie sich an den ITC-Service (service@itc-ms.de); er kann das kostenpflichtig auf Datenbankebene korrigieren. Prüfen Sie die Einheiten daher von Beginn an sorgfältig.
EMIL verwendet das in der Wissenschaft übliche symmetrische Rundungsverfahren: Die genaue Mitte zwischen zwei Werten wird immer zur geraden Zahl gerundet. Eine nachträgliche Änderung der Dezimalstellen (2) macht bereits gerundete Ergebnisse nicht genauer; sie werden in der früheren Genauigkeit mit mehr Stellen angezeigt.
Die Grenzwerte (3) zeigen Unter- und Überschreitungen plausibler Bereiche an: Unterschreitungen in Blau, Überschreitungen in Rot. Sie gelten nur, wenn das Item selbst keine Grenzwerte hat; aus dem Labor importierte Werte können eigene Plausibilitätsbereiche mitbringen, die Vorrang haben. Eine medizinische Interpretation der Werte nimmt EMIL nicht vor (siehe Zweckbestimmung).
Eigene Items anlegen (+)
Mit EMMA legen Sie eigene Items an und wählen dabei einen der verfügbaren Feldtypen.
Der Feldtyp lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern. Für Einfachauswahlfelder gibt es neben einer selbst definierten Liste auch vorgefertigte Listen wie Ja/Nein oder Links/Rechts, die nicht erweiterbar sind. Auswahllisten mit eigener Liste und Mehrfachauswahllisten (mehrere Optionen gleichzeitig wählbar) definieren und pflegen Sie selbst.
Formeln (+)
Selbst angelegte Items vom Feldtyp Berechneter Wert bzw. Score können Sie mit einer Formel ausstatten. Sie greift über Variablen auf alle anderen Items desselben Visits zu, im Beispiel unter (1):
Gewicht * 100 + 2* Groesse + RRSyst
1.Setzen Sie die Schreibmarke im Formelfeld (1) an die gewünschte Stelle.
2.Klicken Sie auf Variablen (2); die Liste aller verfügbaren Items erscheint (3).
3.Wählen Sie die Variable und fügen Sie sie mit OK ein.
Mit Test (4) prüfen Sie die Formel: EMIL setzt alle Variablen auf 50 und zeigt das Ergebnis zur manuellen Kontrolle an oder meldet einen Fehler in der Formel.
Alle in Formeln verfügbaren Funktionen finden Sie unter Formelfunktionen.
Eigene Formulare (+)
Mit EMMA definieren Sie auch eigene Formulare, sogar mit eigenen Scoreberechnungen, siehe Formular-Editor.