Arztbriefe (+) > Versand an Patient (+)

EMIL bietet die Möglichkeit, Arztbriefe auch als verschlüsselte PDF an Benutzer zu senden. Bitte klären Sie die Nutzung dieser Funktion unbedingt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab. Wir haben zwar die höchsten Sicherheitsstandards nach der DS-GVO gewählt, dennoch können eventuell Richtlinien Ihrer Einrichtung einer Nutzung entgegenstehen.

Wie läuft es ab?

Auf Wunsch des Patienten wird einmalig ein persönliches Kennwort generiert und in der Patientenakte hinterlegt. Das Kennwort wird dem Patienten telefonisch oder per SMS mitgeteilt — niemals per E-Mail. Es gilt dauerhaft für alle künftigen Dokumente.

Sobald Kennwort und E-Mail-Adresse in der Akte hinterlegt sind, erscheint beim Versand eines Arztbriefs neben Druck und KIM die zusätzliche Option „An Patient senden". Nach Auswahl wird das Dokument automatisch als PDF erstellt, verschlüsselt und im E-Mail-Programm als neue Nachricht geöffnet — mit Empfängeradresse, Betreff und einem vorbereiteten Anschreiben. Der Mitarbeiter prüft und sendet wie gewohnt. Jeder Versand wird automatisch im Dokumentenverlauf protokolliert.

Der Patient öffnet den Anhang mit seinem Kennwort im Format XXXX-XXXX-XXXX. Das Anschreiben erklärt ihm außerdem, wie er das Dokument einmalig ohne Kennwortschutz auf seinem Gerät abspeichern kann, damit er künftig einfach darauf zugreifen kann.

Betreff und Anschreiben anpassen

Betreff und Text der E-Mail lassen sich an die eigene Einrichtung anpassen. Sie finden die beiden Einstellungen „Betreff der Patienten-EMail" und „Text der Patienten-EMail" in den Systemeinstellungen unter Arztbriefe/Dokumente | Freigabe/Versand. Ein Klick in das Textfeld öffnet einen großen Editor, in dem sich auch längere Anschreiben bequem erfassen und mit Zeilenumbrüchen gestalten lassen. Bleibt ein Feld leer, verwendet EMIL automatisch den vorgegebenen Standardtext.

Bitte beachten Sie, dass das Kennwort dem Patienten niemals per E-Mail mitgeteilt werden darf — formulieren Sie das Anschreiben entsprechend und weisen Sie darin auf den separaten Kanal (Telefon oder SMS) hin.

Sicherheit und Standards

Das Dokument wird mit AES-256 verschlüsselt — demselben Verfahren, das weltweit für die Absicherung sensibler Daten eingesetzt wird. Grundlage ist der offene Standard PDF 2.0. Das Kennwort besteht aus 12 zufällig gewählten Zeichen und erreicht eine kryptografische Stärke von rund 70 Bit Entropie, was die DS-GVO-Anforderungen für besondere Kategorien personenbezogener Daten deutlich übertrifft. Verwechselbare Zeichen wie 0, O, 1 und l sind im Zeichenvorrat bewusst ausgeschlossen, damit das Kennwort fehlerfrei eingegeben werden kann.

Der Versand läuft vollständig über die bestehende E-Mail-Infrastruktur der Einrichtung. Es sind keine externen Dienste beteiligt, und es ist keinerlei zusätzliche Konfiguration erforderlich. Zustellprobleme - etwa bei falscher E-Mail-Adresse - werden wie bei jeder anderen E-Mail im gewohnten Postausgang sichtbar.

Auf Anfrage ist eine genaue Spezifikation des Moduls für die Vorlage beim Datenschutzbeauftragten erhältlich.