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Mit EMMA können Sie Arztbriefe und andere Dokumente als verschlüsselte PDF per E-Mail an Patienten senden. Der Anhang ist mit einem patientenindividuellen Kennwort geschützt, das der Patient auf einem getrennten Weg erhält: als Ausdruck, den Sie ihm persönlich aushändigen, oder per SMS. Das Kennwort darf nie per E-Mail mitgeteilt werden.

Klären Sie die Nutzung vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten; Richtlinien Ihrer Einrichtung können ihr entgegenstehen. Eine genaue Spezifikation für den Datenschutzbeauftragten ist auf Anfrage erhältlich.

Einrichten

Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet. Sie schalten sie in den Systemeinstellungen unter Arztbriefe/Dokumente | Freigabe/Versand mit der Einstellung Mail-Versand an Patienten ein. Im selben Abschnitt passen Sie bei Bedarf Betreff der Patienten-EMail und Text der Patienten-EMail an; ein Klick in das Textfeld öffnet einen größeren Editor. Bleibt ein Feld leer, wird der Standardtext verwendet (Betreff „Ihr Dokument“, Text mit dem Hinweis, dass das Dokument verschlüsselt ist und mit dem vom Behandlungsteam ausgehändigten Kennwort geöffnet wird). Möchten Sie dem Patienten erklären, wie er das Dokument einmalig ohne Kennwortschutz auf seinem Gerät abspeichert, ergänzen Sie das im Text. Weisen Sie im Anschreiben auf den getrennten Kennwortweg hin.

Für den Kennwortversand per SMS muss außerdem ein SMS-Dienstleister eingerichtet sein, siehe unten.

Ablauf

1.Einwilligung dokumentieren: Der Patient muss ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Die Zustimmung tragen Sie auf der Stammdatenseite neben der E-Mail-Adresse ein; dort kann sie auch jederzeit widerrufen werden. Ein Widerruf wird sofort gespeichert. Jede Änderung steht mit Zeitpunkt und Benutzer im Audit-Trail, den Sie wie bei den anderen Stammdatenfeldern über das Rechtsklickmenü anzeigen.

2.Kennwort übergeben: Über den Button Patientenkennwort (siehe Kennwort-Verwaltung) drucken Sie das Kennwort mit einer Erläuterung aus oder senden es per SMS. Das Kennwort wird beim ersten Abruf einmalig erzeugt und gilt dauerhaft für alle künftigen Dokumente des Patienten.

3.Dokument senden: Im geöffneten Dokument klicken Sie im Menüband auf An Patient und wählen im Dialog das E-Mail-Programm. EMIL erstellt die PDF, verschlüsselt sie und öffnet im E-Mail-Programm eine neue Nachricht mit Empfängeradresse aus den Stammdaten, Betreff und Anschreiben. Ohne dokumentierte Einwilligung bricht EMIL mit einer Meldung ab.

4.Prüfen und senden: Der Mitarbeiter prüft die E-Mail und sendet sie wie gewohnt über die E-Mail-Infrastruktur der Einrichtung. Zustellprobleme, etwa bei falscher Adresse, sehen Sie wie bei jeder anderen E-Mail im Postausgang. Jeder Versand wird im Dokumentenverlauf protokolliert.

Der Patient öffnet den Anhang mit seinem Kennwort im Format XXXX-XXXX-XXXX. Der Button An Patient setzt das Recht „Dokumente: Ausdrucken und exportieren“ voraus.

Kennwort-Verwaltung

Der Button Patientenkennwort (Schlüsselsymbol) im Start-Menüband öffnet bei geöffneter Akte ein Menü mit drei Einträgen:

Kennwort per SMS senden

Der SMS-Weg hält die Kanaltrennung ein (Dokument per E-Mail, Kennwort über das Mobilfunknetz), ohne dass der Patient in die Praxis kommen muss.

•Vorbelegt ist die Mobilnummer aus den Stammdaten, dasselbe Feld wie für die Termin-Erinnerungs-SMS. Sie können die Nummer im Dialog für diesen einen Versand ändern; in die Stammdaten wird dabei nichts zurückgeschrieben. Ist keine Nummer angegeben, wird nichts versendet.

•Versendet wird über den Dienstleister und mit den Zugangsdaten, die unter Administration – Schnittstellen – SMS Erinnerungen eingerichtet sind. Ist dort kein Dienstleister mit API-Schlüssel hinterlegt, meldet EMIL das und versendet nichts.

•Anders als die Erinnerungs-SMS des Servers geht diese SMS vom Arbeitsplatz aus hinaus. Der Webservice des Dienstleisters muss also von diesem Rechner aus erreichbar sein.

•Protokolliert werden Empfängernummer und Zeitpunkt, niemals das Kennwort selbst.

Kennwort neu vergeben

Diese Funktion brauchen Sie, wenn ein Kennwort verloren gegangen ist oder in falsche Hände geraten sein könnte. Das lässt sich nicht rückgängig machen:

•Bereits ausgedruckte oder verschickte Dokumente bleiben mit dem bisherigen Kennwort verschlüsselt; für diese braucht der Patient weiterhin das alte.

•Angezeigt wird danach nur noch das neue Kennwort. Das alte bleibt im Audit-Trail der Stammdaten erhalten und lässt sich nur noch dort ermitteln.

•Der Patient muss das neue Kennwort erfahren, sonst kann er künftige Dokumente nicht öffnen.

Zur Sicherheit gibt es zwei Hürden: eine ausführliche Warnung und danach die Eingabe des Textes NEUES KENNWORT. Stimmt der Text nicht, wird nichts geändert. Die Neuvergabe setzt das Recht voraus, Stammdaten der Akte zu ändern, und ist bei gesperrter Akte nicht möglich. Sie wird mit Benutzername und Zeitstempel im Audit-Trail protokolliert.

Technik und Datenschutz

•Format: Das Dokument wird als PDF/A (ISO 19005) erzeugt.

•Verschlüsselung: AES-256 gemäß PDF 2.0 (ISO 32000-2), durchgeführt vom EMIL-Server mit der Open-Source-Komponente qpdf (ab Version 12.0). Lesbar mit Adobe Acrobat ab Version 9 und allen modernen PDF-Viewern.

•Kennwort: 12 zufällige Zeichen im Format XXXX-XXXX-XXXX aus Groß-/Kleinbuchstaben und Ziffern, ohne verwechselbare Zeichen (0, O, o, 1, I, l). Das ergibt ca. 69 Bit Entropie.

•Kanaltrennung: Dokument per E-Mail, Kennwort persönlich oder per SMS. Das entspricht den technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO.

•Keine externen Dienste: Der E-Mail-Versand läuft über die eigene Infrastruktur der Einrichtung, es werden keine Cloud-Systeme genutzt (für die SMS nur der eingerichtete SMS-Dienstleister).

•Protokollierung: In die Programmprotokolle wird das Kennwort nie geschrieben. Gespeichert ist es nur in den Stammdaten der Akte; deren Audit-Trail hält bei einer Neuvergabe den bisherigen Wert fest.