Terminbestätigungen können als druckbare Dokumente - auch für Postversand und auch per EMail mit einer angehängten ICS-Datei versendet werden. Die ICS Datei ermöglicht es dem Patienten, den bestätigten Termin direkt mit einem Klick in seinen Kalender zu übertragen.
Terminbestätigungen basieren auf Vorlagen, die analog zu den Arztbiefvorlagen im Bereich Management|Vorlagen unter Terminbestätigungen (1). angelegt werden.
Damit das System den für das EMail relevanten Text extrahieren kann, müssen alle Teile, die nicht in das Bestätigungs-EMail übernommen werden sollen, in die Kopf- oder Fußzeile eingefügt werden. In der Abbildung sieht man, dass der Bodytext des Dokuments (2) nur das enthält, was auch in das EMail übernommen werden soll.
Da EMIL an ein Bestätigungs-EMail eine sogenannte ICS-Datei anhängt, mit der eine sehr einfache Übernahme des Termins in den elektronischen Kalender möglich ist, müssen dafür die Ortsangabe und Hinweise markiert werden. Diese Angaben sind optional, helfen aber, da sich alle relevanten Informationen dann im Termineintrag finden. Diese Markierung wird mit Variablen aus dem Bereich (5) angebracht. Bitte fügen Sie diese Marker in den Text ein, nicht in eigene Zeilen, wie es unter (3) und (4) für die Adresse sichbar ist und darunter für die Termindetails.
Im Anschluss steht diese Terminbestätigung für Termine mit Patientenbezug im Rechtsklickmenü zur Verfügung:
Vor der Erzeugung der Bestätigung wird eine Liste möglicher Hinweise angezeigt, die mit in die Terminbestätigung aufgenommen werden sollen. Dies geschieht über die Variable "Termin: Hinweise". Die Liste kann vom Kalenderadministrator im Menüband angepasst werden.
Anschließend wird die Bestätigung in der Vorschau erzeugt. Bitte stören Sie sich nicht an den grau ausgegebenen Teilen, dies sind Kopf und Fußzeilen. Im Ausdruck sind diese in der gleichen Farbe gedruckt, wie der Textkörper.
Über (2) können Sie das Dokument drucken, über (3) als PDF speichern und über (4) ein Mail generieren. Wenn mehrere Mail-Clients zur Verfügung stehen, können Sie über (5) das gewünschte System auswählen.
Das EMail ist anschließend direkt versandbereit und enthält den identischen Text, wie das PDF. Das EMail (1) wird im Plain-Text-Format erzeugt, damit wirklich alle Systeme damit erreicht werden können, auch solche, die mit der Anzeige formatierter HTML Mails Probleme haben. Als Anlage findet sich die ICS-Datei, die per Doppelklick direkt einen Kalendertermin anlegen kann:
Im Termin wird ein Titel generiert, der je nach Einstellungen in den Terminbestätigungen entweder ein fester text oder der Name des jeweiligen Kalenders ist. DIe Termindaten werden unter (2) eingetragen. Wurde eine Adresse in der Vorlage markiert, so wird diese als Ortsangabe hinzugefügt. Das Gleiche passiert mit Termindetails (4), die sich hervorragend dazu eignen, zum Termin mitzubringendes auch im Kalendertermin zu verankern.