In der Kalendereinstellung definieren Sie die Kalender und legen Vergabezeiten, Ansicht und Farben fest.
1.Die Kalender in ihrer Hierarchie (siehe unten).
2.Rechtsklickmenü: Namen ändern, Kalender hinzufügen oder löschen.
3.Raster des Kalenders; gilt für alle Kalender.
4.Standard-Terminlänge; je Kalender abweichend einstellbar (13).
5.Hauptvergabezeit, in der Sie üblicherweise Termine vergeben; je Kalender abweichend einstellbar (12).
6.Samstage und Sonntage in die Hauptvergabezeit einbeziehen.
7.Vergabe in gesperrten Zeiten: Termine außerhalb der Vergabezeit erlauben; In gesperrten Zeiten warnen: dabei zusätzlich warnen. Die Vergabe-Option gilt für alle Benutzer. Soll das nur einzelnen Benutzern erlaubt sein, lassen Sie sie aus und setzen in der Kalenderzuordnung beim Benutzer das Häkchen „gesperrten Zeiten“. Die Warnung gilt in beiden Fällen.
8.Die bis zu vier parallel darstellbaren Kalender für das Verlegen von Terminen per Ziehen und Ablegen immer nebeneinander darstellen, statt sie über die Fläche zu verteilen.
9.Das für Termine vorbelegte Sternchen als Vorgabesymbol ausschalten.
10.Tagesauslastung in % an jedem Kalender anzeigen (siehe unten).
11.Aktive Wochentage je Kalender; einzelne Tage lassen sich ganz herausnehmen.
12.Von der Hauptvergabezeit abweichende Zeiten je Kalender.
13.Abweichende Vorgabe-Terminlänge je Kalender.
14.Farben der Sonderzeiten (siehe unten).
Längere Abwesenheiten wie Urlaub tragen Sie als Sonderzeiten ein.
Kalenderhierarchie
Die Kalender (1) lassen sich hierarchisch ordnen. Das ist nicht zwingend, erlaubt aber bei der Suche nach freien Terminen, in einer Gruppe von Kalendern eine Terminmöglichkeit in einem beliebigen Kalender der Gruppe zu suchen.
Beispiel: Die Ärzte sind wie in der Abbildung unter dem Sammelkalender Arzt erfasst. Wünscht der Patient einen bestimmten Arzt, suchen Sie einen freien Termin bei diesem Arzt (z. B. Dr. Limette oder Dr. Pfefferminz). Hat er keinen Wunsch, suchen Sie nach Arzt und erhalten den nächsten freien Termin bei einem der Ärzte.
Im Kalender werden immer nur die „Endpunkte“ angezeigt, im Beispiel also die einzelnen Ärzte, nicht die Sammelkalender Arzt und Schulung.
Farben der Sonderzeiten
Über den Button Farben... (14) legen Sie fest, mit welcher Farbe die Arten von Sonderzeiten im Kalender hinterlegt werden: je eine Farbe für Sperren, für die vier Reservierungsgruppen und für die drei Markierungen. Mit Standard gilt die eingebaute Farbe; im Dunkelmodus wird die gewählte Farbe automatisch abgedunkelt. Überlagern sich mehrere Einträge in einem Bereich, gilt die Farbe des ersten zutreffenden: zuerst die Sperre, danach Gruppe 1 bis Gruppe 7.
Tagesauslastung
Mit (10) zeigt jeder Kalender eine Prozentzahl für die Auslastung des Tages:
Auslastung = Anzahl der eingetragenen Termine / Anzahl der möglichen Termine (Slots)
Die möglichen Termine berechnet das System je Kalender aus der Vorgabe-Terminlänge, den Verfügbarkeiten und den Sonderzeiten. Es geht den Tag in 5-Minuten-Schritten durch und berücksichtigt so auch Folgetermine, die durch einen längeren Termin verschoben sind.
Hinweis: Lücken werden nicht aufsummiert. Sie zählen nur, wenn mindestens ein Termin der für diesen Kalender definierten Standardlänge hineinpasst.