Mit Sonderzeiten sperren Sie innerhalb der in der Kalendereinstellung definierten Vergabezeiten Bereiche, reservieren sie für bestimmte Personen oder markieren sie nur farbig, z. B. für Urlaub, Kongresse, eine Teambesprechung oder Blöcke für spezielle Patienten. Der Kalenderadministrator definiert sie im Menüband des Kalenders über den Button Sonderzeiten. Sonderzeiten werden wie Termine dauerhaft aufbewahrt und sind auch nach Jahren in der Kalenderansicht nachvollziehbar.
Über die Reiter wählen Sie zwischen Listenansicht und Jahresplaner.
Listenansicht
1.Zeitraum: zeigt die Einträge, die in das gewählte Zweijahresfenster fallen.
2.Kalender: „Alles“ zeigt alle Einträge, „Nur für alle“ nur die Einträge, die für alle Kalender gelten. Bei einem einzelnen Kalender erscheinen nur dessen eigene Einträge; Einträge für alle Kalender wirken zwar auch dort, stehen aber unter „Nur für alle“.
3.Suche: findet alle Einträge, deren Grund den Text enthält, z. B. „Urlaub“, ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung. Während der Suche gelten die übrigen Filter nicht, gesucht wird in allen Einträgen aller Jahre. Ist das Suchfeld leer, gelten die Filter wieder.
4.Anzahl der angezeigten Einträge und aller Einträge im gewählten Zeitraum.
5.Art: blendet Sperren, Reservierungen und Markierungen getrennt ein oder aus. Beim ersten Öffnen ist nur „Sperre“ angehakt.
6.Spaltenüberschriften: Ein Klick sortiert nach dieser Spalte, ein weiterer kehrt die Reihenfolge um. Die Spalte „Art“ ist in der Farbe hinterlegt, in der der Eintrag im Kalender erscheint.
7.Sonderzeit hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Bearbeiten geht auch per Doppelklick auf eine Zeile.
Filter und Sortierung werden an diesem Arbeitsplatz gespeichert und beim nächsten Öffnen wiederhergestellt.
Tipp: Um herauszufinden, warum ein Bereich im Kalender eingefärbt ist, klicken Sie im Kalender mit der rechten Maustaste auf den Bereich und wählen Warum ist dieser Bereich eingefärbt?. Sie sehen dann alle Sonderzeiten an dieser Stelle und welche davon die Farbe bestimmt.
Jahresplaner
Im Jahresplaner bearbeiten Sie Einträge per Rechtsklick auf einen Eintrag oder in einen freien Bereich.
Sonderzeit bearbeiten
Das Bearbeitungsfenster hat eine eigene Nummerierung:
1.Art des Eintrags (siehe unten).
2.Betroffener Kalender; „Alle“ wendet die Sonderzeit auf alle Kalender an, z. B. für eine Teambesprechung oder Betriebsschließung.
3.Wochentag, an dem die Sonderzeit im Zeitraum (5) gilt.
4.Nur ein bestimmtes Auftreten des Wochentags im Monat, z. B. eine Neupatientensprechstunde am zweiten Dienstag im Monat.
5.Zeitraum.
6.Uhrzeit, z. B. 12:00 bis 13:00 Uhr für eine Teambesprechung; für Abwesenheiten „Ganztägig“.
7.Grund (optional); wird im Kalender angezeigt, damit erkennbar ist, warum ein Bereich gesperrt oder wofür er reserviert ist.
Arten unter (1):
•Sperre: keine Terminvergabe.
•Reservierung [1] bis [4]: Terminvergabe nur durch Anwender, die für die jeweilige Gruppe in der Kalenderzuordnung zugelassen sind.
•Markierung [5] bis [7]: färbt den Bereich nur ein, z. B. für Ferien oder Kongresse. Markierungen sperren nichts, warnen nicht und wirken sich weder auf die Terminsuche noch auf die Auslastung aus.
Die Farben der Arten stellen Sie in der Kalendereinstellung ein; dort steht auch, welche Farbe bei überlagerten Einträgen gilt. Hat der Eintrag, der die Farbe bestimmt, keinen Grund, zeigt der Kalender den Grund eines überlappenden Eintrags derselben Art an. So bleibt z. B. „Urlaub“ sichtbar, auch wenn dort zusätzlich eine Sperre ohne Grund liegt.
Wichtiger Hinweis: Bei der Suche nach Terminmöglichkeiten sind reservierte Bereiche und Feiertage immer ausgeblendet, auch wenn Sie berechtigt sind, darin Termine anzulegen. In reservierten Bereichen legen Sie Termine ausschließlich manuell an.
