Sperrzeiten dienen dazu, innerhalb der in den Kalendereinstellungen definierten Vergabezeiten Bereiche zu sperren, sodass darin keine oder nur durch besonders berechtigte Personen Termine vergeben werden können. Diese werden im Kalendermenüband vom Kalenderadministrator über den Button "Sperrzeiten" definiert.
Diese Sperren repräsentieren z.B. Abwesenheiten durch Urlaub oder Kongresse, für eine Team Besprechung reservierte Zeit oder auch für spezielle Patienten reservierte Blöcke, in denen nur durch bestimmte Personen Termine vergeben werden können. Obwohl die Liste nur die Sperren der letzten 450 Tage anzeigt, werden diese - wie Termine - dauerhaft aufbewahrt, sodass auch nach Jahren Sperrzeiten in der Kalenderansicht nachvollziehbar sind.
Die eingetragenen Sperrzeiten können wahlweise in einer Listenansicht oder in einer grafischen Jahresplaner-Ansicht eingesehen und gepflegt werden. Die Ansicht können Sie über die Reiter wählen.
Durch Rechtsklick mit der Maus auf ein Item oder in freien Bereich können Änderungen vorgenommen werden.
Die Art des Eintrags wird unter (1) gewählt. Zur Auswahl stehen
•Sperre/Abwesenheit (keine Terminvergabe)
•Reservierung [1] bis [4] (Terminvergabe nur durch für die jeweilige Gruppe zugelassene Anwender)
•Markierung [5] bis [7] (färbt den Bereich im Kalender nur ein und schränkt nichts ein)
Die Zulassung von Anwendern auf die Reservierungsgruppen erfolgt in der Kalenderzuordnung.
Markierungen sind für Zeiten gedacht, die sichtbar sein sollen, ohne die Terminvergabe zu beeinflussen - etwa Ferien oder Kongresse. Sie sperren nichts, warnen nicht und wirken sich weder auf die Terminsuche noch auf die Auslastungszahlen aus.
Die Farbe, mit der eine Sperre, eine Reservierung oder eine Markierung im Kalender hinterlegt wird, kann für jede der acht Arten eingestellt werden - in der Kalenderkonfiguration über den Button "Farben...". Mit "Standard" gilt die eingebaute Farbe; im Dunkelmodus wird die gewählte Farbe automatisch abgedunkelt. Überlagern sich mehrere Einträge in einem Bereich, gilt die Farbe des ersten zutreffenden: zuerst die Sperre, danach Gruppe 1 bis Gruppe 7.
Wichtiger Hinweis: Bei der Suche nach Terminmöglichkeiten sind reservierte Bereiche und Feiertage grundsätzlich ausgeblendet, unabhängig davon, ob man berechtigt ist, darin Termine anzulegen. Reservierte Bereiche sind explizit dafür gedacht, manuell darin Termine anzulegen und sind daher von den normalen Vergabeworkflows ausgeschlossen.
Unter (2) wird der betroffene Kalender ausgewählt. Für eine Team Besprechung oder Betriebsschließung kann hier "Alle" ausgewählt werden, um die Sperrzeit automatisch auf alle Kalender anzuwenden.
Unter (3) kann ein Wochentag gewählt werden, an dem die Sperre innerhalb des unter (5) definierten Zeitraums Anwendung findet. Um z.B. eine Neupatientensprechstunde abzubilden, die immer am zweiten Dienstag im Monat stattfindet, kann man unter (4) auswählen, ob nur ein bestimmtes Auftreten des Wochentags im Monat gewählt werden soll.
Unter (6) kann die Uhrzeit gewählt werden. Für Abwesenheiten ist dies auf Ganztägig zu setzen. Die erwähnte Team Besprechung würde man z.B. von 12:00 Uhr bis 13:00 Uhr stattfinden lassen.
Damit im Kalender erkenntlich ist, warum ein Bereich gesperrt oder wofür dieser Zeitraum reserviert ist, kann optional unter (7) ein Grund angegeben werden. Dieser wird dann im Kalender entsprechend angezeigt.
