Die Archivierung exportiert alle relevanten Daten systemunabhängig als CSV, PDF und JPG. So bleiben sie ohne proprietäre Abhängigkeiten in anderen Anwendungen nutzbar und lassen sich langfristig archivieren.
Hinweis: Prüfen Sie nach jeder Archivierung das Protokoll des Applikationsservers auf Fehler.
Manuelle Archivierung
Ein Vollarchiv inklusive Medien starten Sie manuell über Administration|Datenbank|Datenbankpflege... mit dem Button Archivierungs-Funktion (siehe Datenbank-Werkzeuge). Den Zielpfad geben Sie aus Sicht des Servers an.
Zeitgesteuerte Archivierung (+)
Zeitgesteuert lassen sich zwei Exporte unabhängig voneinander einrichten: monatlich ein Vollarchiv inklusive Medien und wöchentlich ein reiner Datenexport für Auswertungszwecke. Diese Funktion ist nur mit EMMA verfügbar.
Wählen Sie Administration|Systemeinstellungen, dort Technisches (1) und Archiv/CSV-Export:
1.Monatlicher Archivierungs-Export (3): Vollarchiv inklusive aller Medien. Er läuft am ersten gewählten Wochentag im Monat zur eingestellten Stunde (Vorgabe 4 Uhr). Je nach Anzahl der Medien dauert er einige Stunden und braucht mindestens so viel Speicherplatz, wie Datenbank und Medien im System belegen.
2.Wöchentlicher Auswertungs-Export (4): alle Daten im CSV-Format ohne Medien, an jedem gewählten Wochentag zur eingestellten Stunde (Vorgabe 2 Uhr). Die Dateien lassen sich direkt in R, SAS oder SPSS einlesen.
Für beide Exporte geben Sie einen Zielpfad aus Sicht des Servers an; vorhandene Dateien werden überschrieben. Beide Exporte belasten den Server nur moderat und brauchen wenig Arbeitsspeicher, weil die CSV-Dateien direkt geschrieben werden (anders als der Excel-Export des Abfragemoduls).
Die erzeugten Dateien im Überblick
•subjects.csv – Patientenstammdaten (interne ID, KIS- und PVS-ID als Attribute)
•studies.csv – alle Studien
•enrollments.csv – Einschreibungen in Studien
•biosamples.csv – dokumentierte Bioproben und Etikettencodes
•itemtypes.csv – Definitionen aller Itemtypen, referenziert über die Type-ID (z. B. 50202|BASFI oder 10184|CRP|mg/dL)
•drugs.csv – im System kodiert abgelegte Präparate
•visits.csv – alle Visitzeitpunkte (Subject-ID und Zeitstempel), Schlüsselliste zum Zusammenführen der Item-Dateien
•itemNNNNNN.csv – eine Datei je Itemtyp (Type-ID sechsstellig mit führenden Nullen), Formulare mit ihren Subitems in eigenen Spalten
•images.csv – Bilder im Unterordner jpg, nur im monatlichen Vollarchiv
•pdfs.csv – PDF-Scans und eArztbriefe im Unterordner pdf, nur im monatlichen Vollarchiv
•docs.csv – als PDF gerenderte EMIL-Dokumente im Unterordner pdf, nur im monatlichen Vollarchiv
Technisch ruft der Server dafür itcProcess.exe mit dem Zielordner auf; beim wöchentlichen Export ohne Medien mit dem zusätzlichen Parameter nomedia. Auch dieser Export enthält alle Daten, nicht nur die geänderten.
Dateiformat-Referenz
subjects.csv - Patientenstammdaten
Feld |
Inhalt |
ID |
Interne eindeutige Patientennummer |
DUBLET_SUBJECT_ID |
Bei Dubletten - Dubletten-ID |
ARCHIVED_FLAG |
Akte ist archiviert |
KIS_IDENT |
PID im Kliniksystem |
PVS_IDENT |
ID im Praxisverwaltungssystem |
DMP_IDENT |
DMP-ID |
PAPER_IDENT |
Alt-ID von Papierakte oder Import |
OTHER_IDENT |
Weitere Altsystem-ID |
COUNTRY |
Staatsangehörigkeit |
LAST_VISIT_DATE |
Letzter Visit |
FIRST_VISIT_DATE |
Erster Visit |
TITLE |
Akademischer Titel |
NAME_HEADER |
Vorsatzwort des Nachnamens, z.B. von, van der |
FIRSTNAME |
Vorname |
NAME_ADD |
Namenszusatz, z.B. Freiherr, Graf, jr. |
LASTNAME |
Nachname |
MAIDENNAME |
Geburtsname |
STREET |
Straße mit Nummer |
ADDRESS_COUNTRY_CODE |
Länderkennzeichen der Adresse, z.B. D, A, CH |
ZIP |
PLZ |
CITY |
Stadt |
ADDRESS_ADD |
Adresszusatz |
WORK |
Arbeitsstelle |
JOB |
Beruf |
E-Mail Adresse |
|
PHONE |
Telefonnummer |
PHONE_WORK |
Telefonnummer Arbeit |
DEMO_FLAG |
Ist Demo Patient |
VIP_FLAG |
Ist Very Important Person |
TEST_FLAG |
Ist Testpatient |
RELATIVES |
Verwandte |
NOTES |
Notizen |
UUID |
Eindeutige generierte ID |
APPUSERNAME |
Username für ITC App |
APPPLASTLOGIN |
Letzter Login ITC App |
MEDPLAN |
eMP (Medikationsplan) |
BIRTHPLACE |
Geburtsort |
studies.csv - Studien
Feld |
Inhalt |
ID |
Interne Studien-ID |
DEPENDS_ON_STUDY_ID |
Ist abhängig von Studie |
TITLE |
Studienname |
ACTIVE_FLAG |
Studie aktiv |
NOTES |
Notizen zur Studie |
START_DATE |
Startdatum |
END_DATE |
Enddatum |
CRM_USER |
Clinical Monitor Username |
CRM_VALIDTHRU |
Laufzeit Clinical Monitor Zugang bis |
enrollments.csv - Studieneinschreibungen
Feld |
Inhalt |
STUDY_ID |
Studien-ID aus studies.csv |
SUBJECT_ID |
Subject-ID aus subjects.csv |
ENROLLED_FLAG |
Patient ist eingeschrieben |
REFUSE_FLAG |
Patient hat Teilnahme explizit verweigert |
CONSENT_FLAG |
Patient hat eingewilligt in die Studienbedingungen |
ENROLL_DATE |
Datum des Enrollments |
PATIENT_ID |
Nummer des Patienten innerhalb der Studie |
TREATMENTGROUP |
Bei randomisierten Studien: Behandlungsgruppe |
biosamples.csv - Bioproben
Hinweis: biosamples.csv und drugs.csv geben jeweils die vollständige Tabelle aus. Anders als bei den übrigen Dateien können hier bei einem Versionswechsel also neue Spalten hinzukommen. Werten Sie diese beiden Dateien daher immer über die Spaltennamen in der Kopfzeile aus, nicht über die Spaltenposition.
Feld |
Inhalt |
ID |
Laufende Proben-ID |
SUBJECT_ID |
ID des Subject |
STUDY_ID |
ID der Studie, wenn angegeben |
IDENT |
Probenident auf dem Etikett |
SAMPLE_TS |
Zeitstempel |
MATERIAL_IND |
Indikator für Material |
TRANSPORT_IND |
Indikator für Transportmedium |
POSITION_IND |
Gelenkposition (siehe Item 52007) |
OTHER_MATERIAL |
Freitext Material |
OTHER_TRANSPORT |
Freitext Transportmedium |
ARCHIVED_FLAG |
Probe wurde archiviert |
PRINTED_FLAG |
Etikett wurde gedruckt |
NOTES |
Notizen zur Probe |
STORAGE_IND |
Indikator für die Aufbewahrung (Lagerart) |
OTHER_STORAGE |
Freitext Aufbewahrung |
PARENT_BIOSAMPLE_ID |
Bei Aliquots: ID der übergeordneten Wurzelprobe. Leer bei Wurzelproben. |
UUID |
Global eindeutige generierte ID der Probe |
REASON_IND |
Indikator für den Grund einer Archivierung bzw. Vernichtung |
OTHER_REASON |
Freitext Grund |
BIOTEMPLATE_ID |
Probenset-Vorlage, aus der die Probe erzeugt wurde |
PLAN_DATE_ID |
Geplanter Termin, über den die Probenahme beauftragt wurde |
STATUS_IND |
Aktueller Status der Probe: planned (beauftragt), prepared (Etikett gedruckt/Röhrchen bereit), sampled (entnommen), sent (ans Labor versandt), received (Laboreingang), stored (eingelagert), destroyed (vernichtet). Die vollständige Statushistorie steht in der Tabelle BIOSAMPLESTATUS, die nicht mit exportiert wird. |
DESTROYED_FLAG |
Probe wurde vernichtet. Unabhängig von ARCHIVED_FLAG - eine Probe kann beides sein. |
AMOUNT_REMAINING |
Aktuelle Restmenge der Probe bzw. des Aliquots. Die Mengeneinheit hängt am Material und ist nicht Teil dieses Exports. Leer bedeutet unbekannt. |
THAW_CYCLES |
Anzahl der Auftau-Zyklen (Freeze/Thaw). Leer bedeutet unbekannt. |
RESERVATION_REASON_ID |
Bei manueller Reservierung: Verweis auf den Reservierungsgrund. Die Grundtexte stehen in der Tabelle BIORESERVATIONREASON, die nicht mit exportiert wird. |
BIOSAMPLESEL_ID |
Bei Reservierung über eine Selektion: ID der Selektion. Die Probe gilt als reserviert, wenn RESERVATION_REASON_ID oder BIOSAMPLESEL_ID gesetzt ist - sonst ist sie frei. |
drugs.csv - Kodierte Medikamente
Feld |
Inhalt |
ID |
Interne Medikament-ID, wird in Dialogen der Medikation genutzt. Dort ist zwar in der Regel auch der Medikamentname zu finden, die Nutzung des Codes ist jedoch sicherer. |
PARENT_DRUG_ID |
Bei Hierarchien Elternpräparat, meist Substanz |
NAME |
Präparat-/Substanzname |
TYPE_IND |
Art des Präparats |
PROFILE_CODES |
Zugehörigkeit zu Profilen |
CODE3 |
Standardcode für Exporte |
SC_FLAG |
Kann SC gegeben werden |
IV_FLAG |
Kann IV gegeben werden |
IA_FLAG |
Kann IA gegeben werden |
IM_FLAG |
Kann IM gegeben werden |
PREFERRED_APPLICATION |
Bevorzugte Applikationsart |
ENABLED_FLAG |
Präparat wird zur Auswahl angeboten. Es werden nie Einträge gelöscht, z.B. bei Zulassungsentzug, sondern nur deaktiviert, so dass Referenzen aus Altdaten gültig bleiben. |
ORAL_FLAG |
Kann Oral verabreicht werden |
PARE_FLAG |
Kann Parenteral verabreicht werden |
CODE1 |
Alternativ Code für Exporte |
CODE2 |
Alternativ Code für Exporte |
STUDY_CODES |
Liste der Studien für dieses Präparat |
UNITNAME |
Dosiseinheit des Präparats, wenn abweichend von der Vorgabe mg |
ATCCODE |
ATC-Code des Präparats bzw. der Substanz, soweit hinterlegt |
TD_FLAG |
Kann Transdermal (Pflaster) verabreicht werden |
itemtypes.csv - Itemtypen aus der Patientenakte, feste Daten, Verlaufsdaten und Labor
Hinweis: hier finden sich auch Itemtypen aus anderen Erkrankungsprofilen, die im jeweiligen System nicht eingeblendet sind.
Feld |
Inhalt |
ID |
Itemtype-ID |
GROUPTITLE |
Name der Gruppe, in der das Item ist |
TITLE |
Beschriftung des Itemtypes, z.B. CRP oder HbA1c |
LONGTITLE |
Längerer Titel, z.B. mit Hinweisen |
UNIT_NAME |
Einheit bei Mess- und Laborwerten |
DECIMALS |
Eingestellte Dezimalstellenzahl hinter dem Komma |
CODING |
Wenn es ein sList oder mList Typ ist, Kodierung in der Form einer mit Semikolon getrennten Liste "Code=Decode". Bei so kodierten Feldern finden sich nur die Codes im Value Feld. |
TYPE_IND |
Datentyp des Items. |
VARIABLE_NAME |
Interne Variable, die z.B. für den Dokumentengenerator oder Formeln zum Einsatz kommt. |
FORMULA |
Berechnungsformel bei berechneten Items, wenn die Berechnung nicht über ein spezielles internes Kalkulationsmodul erfolgt. |
ENABLED_FLAG |
Itemtype ist aktuell in der Akte aktiv |
visits.csv - Visitzeitpunkte
Diese Datei enthält die Liste aller dokumentierten Visitzeitpunkte, also genau die Kombinationen aus Subject und Zeitstempel, die auch in den Item-Dateien auftreten. Visits ohne Daten und archivierte Visits sind nicht enthalten. TIME_STAMP ist dabei derselbe Wert, den auch die Item-Dateien führen und der im Export des Query-Moduls als Spalte VVTS erscheint.
Feld |
Inhalt |
SUBJECT_ID |
ID des Subject aus subjects.csv |
TIME_STAMP |
Zeitpunkt des Visit |
itemNNNNNN.csv - Daten der Items
Die Daten der einzelnen Items werden jeweils pro Itemtype in eine einzelne CSV-Datei ausgegeben. So können zu Auswertungszwecken nur genau die benötigten Items importiert werden. Wenn das Item ein Formular ist, werden die sogenannten Subitems, also die einzelnen Elemente des Formulars zusätzlich in einzelnen Spalten ausgegeben. Die Reihenfolge dieser Spalten richtet sich nach dem Auftreten der Felder und ist nicht weiter sortiert. Die Namen der Subitems können über die Dictionary-Dokumentation den Elementen auf dem Formular visuell zugeordnet werden.
Bei Mehrfach-Formularen, die z.B. mit dem EMIL-Formulargenerator erstellt werden können, werden die Basisdaten des Formulars für jeden Eintrag als neue Zeile mit den jeweiligen Subitems des Formulars wiederholt, sodass hier auch alle Einträge adressiert werden können.
Feld |
Inhalt |
ITEMTYPE_ID |
ID des jeweiligen Itemtype. Korreliert mit der ID im Dateinamen. |
SUBJECT_ID |
ID des Subject, zu dem die Daten gehören |
TIME_STAMP |
Timestamp des Datenwertes (Visit-Zeitpunkt) |
VALUE |
Wert des Item. Außer bei Single-Choice und Multiple-Choice Feldern entspricht dies exakt dem, was in der EMIL-Akte angezeigt wird. Bei Single-Choice und Multiple-Choice Feldern enthält Value eine Liste der Codes, die jeweils mit $ beginnen. Die Decodes zu diesen Codes finden sich in der Tabelle itemtypes.csv. |
NOTES |
Notizen zum Feld, können zusätzliche Angaben aus dem Labor sein, die via HL7 geliefert wurden. |
KIS_CASENUM |
Bei Betrieb mit einem KIS die zu diesem Item gehörende KIS-Fallnummer. |
cbXYZ ... |
Hier folgen bei Formularen itemabhängig die Subitems, deren Bedeutung in der Dictionary Dokumentation itemspezifisch nachzusehen ist. |
images.csv - Bilder
Diese Tabelle und das Unterverzeichnis jpg entstehen nur beim monatlichen Vollarchiv.
Feld |
Inhalt |
SUBJECT_ID |
ID des Subject, zu dem das Bild gehört |
TITLE |
Bildbezeichnung |
FILENAME |
Dateiname im Unterordner jpg |
pdfs.csv - Scans und empfangene e-Arztbriefe
Diese Tabelle und das Unterverzeichnis pdf entstehen nur beim monatlichen Vollarchiv.
Feld |
Inhalt |
SUBJECT_ID |
ID des Subject, zu dem der Scan oder e-Arztbrief gehört |
TITLE |
Bezeichnung des Scans bzw. e-Arztbriefs |
FILENAME |
Dateiname im Unterordner pdf |
docs.csv - Dokumente, für maximale Portabilität als PDF gerendert
Diese Tabelle und das Unterverzeichnis pdf entstehen nur beim monatlichen Vollarchiv.
Feld |
Inhalt |
SUBJECT_ID |
ID des Subject, zu dem das Dokument gehört |
TITLE |
Bezeichnung des Dokuments |
FILENAME |
Dateiname im Unterordner pdf |
RELEASED |
Dokument wurde freigegeben |