EMIL verfügt über eine Archivierungsfunktion, mit der sämtliche relevanten Daten in gängigen, offenen und weit verbreiteten Formaten (CSV, PDF und JPG) ausgegeben werden können. Dadurch ist sichergestellt, dass die Informationen unabhängig vom System weiter nutzbar bleiben und ohne proprietäre Abhängigkeiten in andere Anwendungen übernommen oder langfristig archiviert werden können. Wir haben uns bewusst für die gängigsten und am breitesten unterstützten Formate entschieden, um eine möglichst hohe Nutzbarkeit und Akzeptanz sicherzustellen.
BITTE PRÜFEN SIE DAS APPLIKATIONSSERVER-PROTOKOLL AUF BEI EINSATZ DIESER FUNKTION IMMER AUF AUFGETRETENE FEHLER. DAS IST BEI EINEM SO WICHTIGEN THEMA WIE DER DATENARCHIVIERUNG UNERLÄSSLICH!
Durchführung einer manuellen Archivierung
Die Archivierung kann manuell über Administration|Datenbank|Datenbankpflege gestartet werden:
Aktivieren der zeitgesteuerten Archivierungsfunktion (+)
Die Exportfunktion kann zum einen Monatlich als automatischer Vollarchivexport inklusive Medien und zusätzlich wöchentlich als reiner Datenexport für Auswertungszwecke unabhängig konfiguriert werden. Die Einstellungen finden sich in den globalen Systemeinstellungen. Diese Funktionalität ist nur im Plus Modul verfügbar.
Wählen Sie Administration|Systemeinstellungen und dort Technisches (1) und Archiv/CSV-Export aus. Dort können Sie unter (3) den monatlichen Archivierungsexport inklusive aller Medien einstellen. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion abhängig von der Anzahl der Medien einige Stunden laufen kann und natürlich mindestens den im System für Datenbank und Medien benötigten Speicherplatz erfordert.
Sie können einen Wochentag und eine Startuhrzeit (Stunde) wählen, zu dem dieser Export einmal im Monat ausgeführt wird.
Analog zum Archivierungs-Export können Sie einen Export im CSV-FOrmat ohne Medien wöchentlich unter (4) aktivieren. Diese Daten eignen sich hervorragend für die Weiterverarbeitung in externen Systeen wie R, SAS oder SPSS und können dank Verwendung des CSV-Formats bequem eingelesen werden.
Diese Exportfunktionen führen in Gegensatz zum Export des Query-Moduls zu einer moderaten Serverlast und einem sehr geringen Speicherbedarf, da zum einen keine komplexen Abfragen erforderlich sind und Resultate im CSV-Format direkt auf die Platte geschrieben werden können, während Excel-Dateien im Speicher aufgebaut und erst am Ende geschrieben werden können.
Die erzeugten Dateien im Überblick:
•subjects.csv – enthält alle Patientenstammdaten; Referenzierung über die interne ID, KIS- oder PVS-ID werden als Attribute mitgeführt.
•studies.csv – listet sämtliche Studien im System.
•enrollments.csv – dokumentiert die Einschreibungen in Studien und ermöglicht so die Zuordnung von Teilnehmern zu einzelnen Studien.
•biosamples.csv - liste dokumentierter Bioproben und Etikettencodes.
•itemtypes.csv – enthält die Definitionen aller Itemtypen, die im Folgenden über ihre eindeutige Type-ID referenziert werden (z. B. 50202|BASFI oder 10184|CRP|mg/dL).
•drugs.csv - Liste der im System kodiert abgelegten Präparate.
•item_nnnnn.csv – für jeden Itemtyp wird eine eigene Datei erzeugt. Diese referenziert Subjects und Itemtypes über deren IDs und enthält einen Zeitstempel. Formulare werden so ausgegeben, dass auch die sogenannten Subitems (Eingabeelemente auf dem Formular) in separaten Spalten erscheinen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, JSON zu dekodieren. Die parallel erzeugbare Dictionary-Dokumentation enthält Screenshots der Formulare mit den Subitem-Namen, sodass eine eindeutige Weiterverarbeitung gewährleistet ist. Auf diese Weise können die gewünschten Items gezielt über die entsprechenden Dateien in Statistik- oder Auswertungssysteme importiert werden.
•images.csv – referenziert Subjects über ihre ID und verweist auf die zugehörigen JPG-Bilddateien im Unterordner jpg.
•pdfs.csv – referenziert Subjects über ihre ID und verweist auf die PDF-Scans und eArztbriefe im Unterordner pdf.
•docs.csv – referenziert Subjects über ihre ID und verweist auf als PDF gerenderte EMIL Dokumente im Unterordner pdf.
Über optionale Kommandozeilenparameter kann der Export inhaltlich eingeschränkt werden. So ist es beispielsweise möglich, monatlich einen vollständigen Archivexport inklusive Mediendaten (JPG und PDF) zu erstellen, während wöchentliche Exporte nur die aktualisierten Daten für statistische Auswertungen enthalten.
Details zu den Exportdateien:
subjects.csv - Patentenstammdaten
Feld |
Inhalt |
ID |
Interne eindeutige Patientennummer |
DUBLET_SUBJECT_ID |
Bei Dubletten - Dubletten-ID |
ARCHIVED_FLAG |
Akte ist archiviert |
KIS_IDENT |
PID im Kliniksystem |
PVS_IDENT |
ID im Praxisverwaltungssystem |
DMP_IDENT |
DMP-ID |
PAPER_IDENT |
Alt-IDEN von Papierakte oder Import |
OTHER_IDENT |
Weitere Altsystem-ID |
COUNTRY |
Geburtsland |
LAST_VISIT_DATE |
Letzter Visit |
FIRST_VISIT_DATE |
Erster Visit |
TITLE |
Akademischer Titel |
NAME_HEADER |
Namensvorsatzvort |
FIRSTNAME |
Vorname |
NAME_ADD |
Zwischentitel |
LASTNAME |
Nachname |
MAIDENNAME |
Geburtsname |
STREET |
Straße mit Nummer |
ADDRESS_COUNTRY_CODE |
Ländercode der Adresse |
ZIP |
PLZ |
CITY |
Stadt |
ADDRESS_ADD |
Adresszusatz |
WORK |
Arbeitsstelle |
JOB |
Beruf |
E-Mail Adresse |
|
PHONE |
Telefonnummer |
PHONE_WORK |
Delefonnumer Arbeit |
DEMO_FLAG |
Ist Demo Patient |
VIP_FLAG |
Ist Very Important Person |
TEST_FLAG |
Ist Testpatient |
RELATIVES |
Verwandte |
NOTES |
Notizen |
UUID |
Eindeutige generierte ID |
APPUSERNAME |
Username für ITC App |
APPPLASTLOGIN |
Letzetr Login ITC App |
MEDPLAN |
eMP (Medikationsplan) |
BIRTHPLACE |
Geburtsort |
studies.csv - Studien
Feld |
Inhalt |
ID |
Interne Studien-ID |
DEPENDS_ON_STUDY_ID |
Ist abhängig von Studie |
TITLE |
Studienname |
ACTIVE_FLAG |
Studie aktiv |
NOTES |
Notizen zur Studie |
START_DATE |
Startdatum |
END_DATE |
Enddatum |
CRM_USER |
Clinical Monitor Username |
CRM_VALIDTHRU |
Laufzeit CLinical Monitor Zugang bis |
enrollments.csv - Studieneinschreibungen
Feld |
Inhalt |
STUDY_ID |
Studien-ID aus studies.csv |
SUBJECT_ID |
Subject-ID aus subjects.csv |
ENROLLED_FLAG |
Patient ist eingeschrieben |
REFUSE_FLAG |
Patient hat Teilnahme explizit verweigert |
CONSENT_FLAG |
Patient hat eingewilligt ind die Studienbedingungen |
ENROLL_DATE |
Datum des Enrollments |
PATIENT_ID |
Nummer des Patienten innerhalb der Studie |
TREATMENTGROUP |
Bei randomisierten Studien: Behandlungsgruppe |
Biosamples.csv - Bioproben
Feld |
Inhalt |
ID |
Laufende Proben-ID |
SUBJECT_ID |
ID des Subject |
STUDY_ID |
ID der Studie, wenn angegeben |
IDENT |
Probenident auf dem Etikett |
SAMPLE_TS |
Zeitstempel |
MATERIAL_IND |
Indikator für Marierial |
TRANSPORT_IND |
Indikator für Transportmedium |
POSITION_IND |
Gelenkposition (siehe Item 52007) |
OTHER_MATERIAL |
Freitext Material |
OTHER_TRANSPORT |
Freitext Transportmedium |
ARCHIVED_FLAG |
Probe wurde archiviert |
PRINTED_FLAG |
Etikett wurde gedruckt |
NOTES |
Nozizen zur Probe |
drugs.csv - Kodierte Medikamente
Feld |
Inhalt |
ID |
Interne Medikament-ID, wird in DIalogen der Medikation genutzt. Dort ist zwar in der Regel auch der Medikamentname zu finden, die Nutzung des Codes ist jedoch sicherer. |
PARENT_DRUG_ID |
Bei Hierarchien Elternpräparat, meist Substanz |
NAME |
Präparat-/Substanzname |
TYPE_IND |
Art des Präparats |
PROFILE_CODES |
Zugehörogkeit zu Profilen |
CODE3 |
Standardcode für Exporte |
SC_FLAG |
Kann SC gegeben werden |
IV_FLAG |
Kann IV gegeben werden |
IA_FLAG |
Kann IA gegeben werden |
IM_FLAG |
Kann IM gegeben werden |
PREFERRED_APPLICATION |
Bevorzugte Aplikationsart |
ENABLED_FLAG |
Präparat wird zur Auswahl angeboten. Es werden nie Einträge gelöscht, z.B. bei Zulassungsentzug, sondern nur deaktiviert, so dass Referenzen aus Altdaten gültig bleiben. |
ORAL_FLAG |
Kann Oral verabreicht werden |
PARE_FLAG |
Kann Parenteral verabreicht werden |
CODE1 |
Alternativ Code für Exporte |
CODE2 |
Alternativ Code für Exporte |
STUDY_CODES |
Liste der Studien für dieses Präparat |
Itemtypes.csv - Item Typen aus der Patientenakte, feste Daten, Verlaufsdaten und Labor
Hinweis: hier finden sich auch Itemtypen aus anderen Erkrankungsprofilen, die im jeweiligen System nicht eingeblendet sind.
Feld |
Inhalt |
ID |
Itemtype-ID |
GROUPTITLE |
Name der Gruppe, in der das Item ist |
TITLE |
Beschriftung des Itemtypes, z.B. CRP oder HbA1c |
LONGTITLE |
Längerer Title, z.B. mit Hinweisen |
UNIT_NAME |
Einheit bei Mess- und Laborwerten |
DECIMALS |
Eingestellte Dezimalstellenzahl hinter dem Komma |
CODING |
Wenn es ein sList oder mList Typ ist, Kodierung in der Form einer mit Semikolon getrennten Liste "Code=Decode". Bei so kodierten Feldern finden sich nur die Codes im Value Feld. |
TYPE_IND |
Datentyp des Items. |
VARIABLE_NAME |
Interne Variable, die z.B. für den Dokumentengenerator oder Formeln zum Einsatz kommt. |
FORMULA |
Berechnungsformel bei berechneten Items, wenn die Berechnung nicht über ein spezielles internes Kalkulationsmodul erfolgt. |
ENABLED_FLAG |
Itemtype ist aktuell in der Akte aktiv |
itemNNNNNN.csv - Daten der Items
Die Daten der einzelnen Items werden jeweils pro Itemtype in eine einzelne CSV-Datei ausgegeben. So können zu Auswertungszwecken nur genau die benötigten Items importiert werden. Wenn das Item ein Formular ist, werden die sogenannten Subitems, also die einzelnenen Elemente des Formlars zusätlich in einzelnen Spalten ausgegeben. Die Reihenfolge dieser Spalten richtet sich nach dem Auftreten der Felder und ist nicht weiter sortiert. Die Namen der Subitems können über die Dictionary-Dokumentation den Elementen auf dem Formular visuell zugeordnet werden.
Bei Mehrfach-Formularen, die z.B. mit dem EMIL-Formulargenerator erstellt werden können, werden die Basisdaten des Formulars für jeden Eintrag als neue Zeile mit den jeweiligen Subitems des Formulars wiederholt, sodass hier auch alle Einträge adressiert werden können.
Feld |
Inhalt |
ITEMTYPE_ID |
ID des jeweiligen Itemtype. Korreliert mit der ID im Dateinamen. |
SUBJECT_ID |
ID des Subject, zu dem die Daten gehören |
TIME_STAMP |
Timestamp des Datenwertes (Visit-Zeitpunkt) |
VALUE |
Wert des Item. Außer bei Single-Choice und Multiple-Choice Feldern entspricht dies exakt dem, was in der EMIL-Akte angezeigt wird. Bei Single-Choice und Multiple-Choice Feldern enthält Value eine Liste der Codes, die jeweils mit $ beginnen. Die Decodes zu diesen Codes finden sich in der Tabelle itemtypes.csv. |
NOTES |
Notizen zum Feld, können zusätzliche Angaben aus dem Labor sein, die via HL7 geliefert wurden. |
KIS_CASENUM |
Bei Betrieb mit einem KIS die zu diesem Item gehörende KIS-Fallnummer. |
cbXYZ ... |
Hier folgen bei Formularen itemabhängig die Subitems, deren Bedeutung in der DIctionary Dokumentation Itemspezifisch nachzusehen ist. |
images.csv - Bilder
Diese Tabelle und das dazugehörige Unterverzeichnis jpg entsteht nur beim monatlichen Komplett-Archivabzug
Feld |
Inhalt |
SUBJECT_ID |
ID des Subject, zu dem das Bild gehört |
TITLE |
Bildbezeichnung |
FILENAME |
Dateiname im Unterordner pdf |
pdfs.csv - Scans und empfangene e-Arztbriefe
Diese Tabelle und das dazugehörige Unterverzeichnis pdf entsteht nur beim monatlichen Komplett-Archivabzug
Feld |
Inhalt |
SUBJECT_ID |
ID des Subject, zu dem der Scan oder e-Arztbrief gehört |
TITLE |
Bildbezeichnung |
FILENAME |
Dateiname im Unterordner pdf |
docs.csv - Dokumente, für maximale Portabilität als PDF gerendert
Diese Tabelle und das dazugehörige Unterverzeichnis pdf entsteht nur beim monatlichen Komplett-Archivabzug
Feld |
Inhalt |
SUBJECT_ID |
ID des Subject, zu dem das Dokument gehört |
TITLE |
Bildbezeichnung |
FILENAME |
Dateiname im Unterordner pdf |
RELEASED |
Dokument wurde freigegeben |