Alternativ zur Definition individueller Kopf- und Fußzeilen kann elektronisches Briefpapier definiert werden, das hinter Vorlagen gelegt werden kann. Dies ist insbesondere dann wertvoll, wenn viele Vorlagen gleiches Layout benötigen und sich dieses ab und an ändert. Dann kann man für viele Vorlagen auf einmal das Briefpapier mit wenigen Schritten anpassen. Sie finden die Briefpapierverwaltung in der Dokumentvorlagenverwaltung unter (1). Briefpapiere bestehen immer aus einem Abbild der ersten Seite und optional einem für Folgeseiten.
Briefpapier kann sowohl Vorlagen als auch individuellen Dokumenten zugewiesen werden. Wird einer Vorlage ein Briefpapier zugewiesen, erben alle damit erstellten Dokumente dieses Briefpapier. Es kann aber später im Dokument entfernt oder verändert werden. Die Zuweisung findet sich in der Textverarbeitung im Ansicht-Menü (1) unter Briefpapier... (2):
Die Änderung des Briefpapiers ist bei freigegebenen Dokumenten nur möglich, wenn der Benutzer über eine seiner Rollen das Recht Dokumente: Freigegebene Briefpapier anpassen hat.
Briefpapiere können im Vorlageneditor verwaltet werden. Bitte beachten Sie, dass Änderungen an einem Briefpapier sich unmittelbar auf alle Dokumente (auch bereits erstellte) auswirken, denen dieses Briefpapier zugewiesen ist.
In (2) findet sich die Liste aller verfügbaren Briefpapiere. Hier können Sie mit den Funktionen der kleinen Werkzeugleiste (5) Einträge löschen (wenn diese nicht verwendet wurden) und auch Neue hinzufügen.
In den Bereichen (3) und (4) werden die Abbilder der ersten Seite und die der Folgeseiten angezeigt, die Sie über die Buttons 1. Seite und Folgeseiten in der Werkzeugleiste (5) aus Dateien laden können. EMIL verarbeitet nahezu alle Grafikformate. Um Details des Briefpapiers anzuzeigen, können Sie durch Klicken mit den Maustasten oder mit dem Mausrad in das Papier hineinzoomen.
Bitte beachten Sie, dass das Abbild des Briefpapiers möglichst über 1200 Pixel in der Breite aufweisen sollte, um auf dem Drucker nicht zu unscharfen Ausgaben kommt. Die Auflösung sollte aber auch nicht zu hoch sein, da dies den Anzeigeprozess verlangsamen kann. EMIL passt das Abbild ohne Verzerrung der Perspektive in die Seite ein. Daher sollte das Abbild das Seitenverhältnis der Papierformats (A4: 1:1.414) haben.
Sollte die Anzeige des Briefpapiers den Verarbeitungsprozess zu sehr ausbremsen, können Sie die Anzeige in der Textverarbeitung im Menü Ansicht (1) über den Punkt Briefpapier anzeigen (2) umschalten. Auch bei ausgeschalteter Anzeige wird das Briefpapier beim Druck und Versand sowie beim Export ausgegeben.
