Wenn das Dokument eine Freigabe erfordert, können bestimmte Funktionen wie Versand und Versandmarkierung nur nach der Freigabe erfolgen. Ist ein entsprechender ITC Connect Kanal eingerichtet, wird ein freigegebenes Dokument mit der Freigabe automatisch an das Zielsystem, z.B. ein Archivsystem, übertragen. Mit der Freigabe verschwindet auch ein Vorläufig Wasserzeichen am Dokument.
Die Funktionen zur Freigabe finden sich im Dokumenten-Menüband:
Über (1) kann die Freigabe erfolgen, wenn der angemeldete Benutzer über entsprechende Berechtigung verfügt. Eine erteilte Freigabe kann mit (2) storniert werden, wobei unbedingt beachtet werden muss, dass sich das freigegebene Dokument unter Umständen bereits im Umlauf oder im Archiv befindet. Das Recht zur Rücknahme einer Dokumentfreigabe sollte daher sehr vorsichtig vergeben werden, besser sollte über (3) eine Kopie des Dokuments angelegt und dieses bearbeitet und erneut freigegeben werden.
Alle derartigen Aktivitäten werden in der Dokumentenhistorie vermerkt, die über das blaue (i)-Symbol im Dokumente-Menüband aufgerufen werden kann.
Hier sehen Sie eine Historie der Dokumentereignisse wie Freigabe, Ausdruck und auch die Übergabe an ein Archivsystem mit der Freingabe über einen ITC Connect MDM Kanal.
