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Mit dieser Funktion unter Management, Untermenü DDG Datenexport, extrahieren Sie die Daten für Ihre DDG-Anerkennung im von der DDG vorgegebenen Excel-Format.

Wichtiger Hinweis: Die Art der angestrebten Zertifizierung bestimmt die Einstellungen, die Sie hier vornehmen müssen. Außerdem darf keines der von diesem Assistenten verwendeten Felder im Datendictionary ausgeblendet sein, ganz besonders nicht die modularen Schulungen und die Diabetestherapie.

Einstellungen

Die Diabetestherapie ist ein wesentlicher Bestandteil des DDG-Exports. Sie wird normalerweise aus dem Feld Diabetestherapie entnommen:

Dokumentieren Sie stattdessen im Freitext-Therapiefeld Durchgeführte Therapie mit ATC-Codes (https://de.wikipedia.org/wiki/Anatomisch-Therapeutisch-Chemisches_Klassifikationssystem), wählen Sie Option (8). Voraussetzung ist, dass alle für die Diabetestherapie eingesetzten Präparate durchgängig ATC-Codes haben.

Arbeitsablauf

Jeder Lauf über (10) erzeugt gleichzeitig die fertige DDG-Excel-Mappe und die Datencheck-Fehlerliste (siehe unten); Prüflauf und Endlauf sind technisch derselbe Vorgang. Die Selektion läuft auf dem Server, Sie können währenddessen weiterarbeiten. Solange der Dialog offen ist, zeigt ein Fortschrittsbalken den Stand; am Ende erhalten Sie eine Toastnachricht:

1.Prüflauf starten (Button 10).

2.Die Datencheck-Fehlerliste öffnen (Button Export-Fehlerliste anzeigen oder unter Management|Listen) und sehen, welchen Patienten welche Daten fehlen.

3.Die fehlenden Daten in den betroffenen Patientenakten korrigieren/ergänzen.

4.Erneuten Prüflauf starten und ggf. weitere Fehler beseitigen - so oft, bis die Liste keine relevanten Lücken mehr zeigt und die Mindestzahlen auf dem Deckblatt erreicht sind.

5.Den letzten Lauf als Endlauf verwenden: Die dabei erzeugte Excel-Mappe reichen Sie bei der DDG ein.

Ist der DDG-Exportdialog nicht mehr offen, rufen Sie ihn über Management|Exporte wieder auf und rufen die Daten ab:

EMIL erzeugt die Originaltabelle der DDG. Die Vorschau funktioniert auch ohne installiertes Excel; die Tabelle lässt sich als Excel-Datei speichern oder in Excel öffnen:

Das Deckblatt zeigt die Anforderungen an die Daten (1) und ob sie erfüllt sind (2). Außerdem weist es aus, wie viele Patienten nach den EMIL-Prüfregeln vollständig sind und ob die von der DDG geforderte Mindestzahl vollständiger Patienten je Typ erreicht ist. So sehen Sie vor der Einreichung, ob ein weiterer Prüflauf nötig ist:

Selektion

Die DDG verlangt eine konsekutive Aufstellung von Patientenbesuchen ab einem bestimmten Datum, mit einer bestimmten Anzahl in einem bestimmten Zeitraum. EMIL selektiert alle Besuche der gewählten Besuchsarten ab dem Startdatum und schreibt je Patient eine Zeile (erster Besuch ab Startdatum = Referenzbesuch). Verlaufs- und Labordaten sucht EMIL im Bereich von +/- 90 Tagen um den Referenzbesuch und nimmt den Wert, der ihm am nächsten liegt.

Berücksichtigt werden nur Patienten mit Diabetestyp 1 oder 2, also mit entsprechend ausgefülltem Feld Diabetestyp oder einer Diagnose E10/E11 in den Dauerdiagnosen (andere Diabetesformen zählen für die DDG nicht), bei denen außerdem Körpergröße und Körpergewicht im Bereich von +/- 90 Tagen um den Referenzbesuch erfasst sind. Größe und Gewicht belegen eine tatsächliche diabetologische Dokumentation. Patienten, die diese Bedingung nicht erfüllen, erscheinen weder im Export noch auf dem Deckblatt oder in der Datencheck-Liste.

Diese Einschränkung steuert die Option Nur Patienten mit mindestens Diabetestyp/-diagnose, Größe und Gewicht ganz oben im Exportdialog; sie ist standardmäßig eingeschaltet, das Deckblatt zeigt die Einstellung an. Schalten Sie sie aus, werden alle Patienten mit einem Besuch ab dem Startdatum exportiert. Patienten ohne Diabetestyp stehen dann regulär im Export und in der Datencheck-Liste mit dem Hinweis Diabetestyp fehlt. In klinikweiten Datenbanken dauert der Export länger, weil EMIL die Bedingung für jeden Patienten mit einem Besuch ab dem Startdatum einzeln prüft.

Ohne die Option zur Begrenzung (siehe unten) werden alle Patienten mit dokumentiertem Diabetestyp und einem Besuch ab dem Startdatum ausgegeben, die frühesten zuerst; so bleibt die geforderte Konsekutivität gewahrt. Wählen Sie im Exportdialog die Besuchsarten aus, die eine diabetologische Behandlung kennzeichnen. Ohne Auswahl zählt jeder Besuch als Referenzbesuch, in klinikweiten Datenbanken also z.B. auch eine stationäre Aufnahme aus dem KIS, an der keine Diabetesdaten dokumentiert sind.

Mit der Option Vollständige Patienten zuerst sortiert EMIL die Patienten vor der Ausgabe nach der Anzahl fehlender Pflichtfelder, vollständige zuerst, bei gleicher Anzahl nach dem Datum des Referenzbesuchs. Die Reihenfolge gilt für die Excel-Tabelle und die Datencheck-Liste. Da dafür jede Patientenakte zweimal gelesen wird, dauert der Export mit dieser Option länger.

Für den endgültigen Export können Sie mit der Option Auf 50 Typ 1 / 200 Typ 2 Patienten begrenzen (Endexport) die Ausgabe auf die von der DDG geforderte Anzahl beschränken. Die Begrenzung wird nach der optionalen Sortierung angewendet: Ist Vollständige Patienten zuerst eingeschaltet, füllen also die vollständigsten Patienten das Kontingent, sonst die frühesten ab dem Startdatum. Bei der Anerkennung Typ 1 und Typ 2 werden höchstens 50 Typ-1- und 200 Typ-2-Patienten ausgegeben, bei der Anerkennung Typ 2 nur die ersten 200 Typ-2-Patienten. Patienten ohne Typ 1 oder 2 entfallen. Excel-Tabelle, Deckblatt und Datencheck-Liste beziehen sich dann nur auf diese Patienten. Für die Prüfläufe lassen Sie die Option aus, damit Sie alle Lücken sehen.

Nachuntersuchung

Mit Option (4) verlangt die DDG eine Nachuntersuchung, also einen Visit 12 bis 15 Monate nach dem Referenzbesuch (Schulung). EMIL sucht dazu einen Verlaufsvisit 411 Tage nach dem Referenzvisit mit einer Toleranz von +/- 46 Tagen; das deckt genau 12-15 Monate ab. Bei mehreren Visits in diesem Zeitraum wird der bevorzugt, der näher an der Mitte liegt. Die Daten zu diesem Visit sucht EMIL wie beim Referenzvisit im Bereich von +/- 90 Tagen, möglichst dicht am Visit.

Datencheck-Liste

Bei jedem Export erzeugt EMIL zusätzlich automatisch eine Arbeitsliste mit dem Namen DDG-Datencheck, die Sie unter Management|Listen finden. Eine zuvor erzeugte Datencheck-Liste wird dabei jeweils ersetzt; das Datum des Laufs entnehmen Sie der Anzeige Stand vom …. Alternativ rufen Sie die Liste direkt über den Button Export-Fehlerliste anzeigen im DDG-Exportdialog auf, der nach abgeschlossenem Export verfügbar wird.

Die Liste enthält nur die lückenhaften Patienten des Exports; vollständige Patienten sind kein Fehler und erscheinen nicht. Die Nummer vor dem Namen ist die Position des Patienten in der Excel-Tabelle, die Nummerierung hat also Lücken. Daran sehen Sie, welche Einträge weit über die geforderte Anzahl (50 Typ 1, 200 Typ 2) hinausgehen: Ist die Mindestzahl vollständiger Patienten erreicht, müssen Sie Einträge mit hohen Nummern nicht mehr ergänzen. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die jeweilige Patientenakte.

Ist in den Systemeinstellungen DDG Anerkennung als Diabeteszentrum eingeschaltet, markiert EMIL fehlende Pflichtfelder zusätzlich gelb in der Patientenakte:

•bei Patienten mit Diabetestyp 2, bei der Anerkennung Typ 1 und Typ 2 auch Typ 1 (Typ wie im Export ermittelt),

•am ersten Besuch ab dem Startdatum, das Sie zuletzt in diesem Dialog eingegeben haben (ohne Eingabe ab Jahresbeginn); bei ausgewählten Besuchsarten zählt nur ein Besuch dieser Arten,

•für dieselben Pflichtfelder wie in der Datencheck-Liste, mit der hier gewählten eGFR, im Bereich von +/- 90 Tagen um diesen Besuch,

•modulare Schulungen nur, wenn die Aufstellung modularer Schulungen angeklickt ist.

Fand keine Schulung statt, wählen Sie bei Einzelschulung Module den Eintrag Keine; er schließt die übrigen Module aus, gilt als dokumentiert und erzeugt keine Zeile in der Schulungsaufstellung.

Hinter jedem Patienten steht eine Auflistung der fehlenden Pflichtfelder, z.B. HbA1c und 2 weitere fehlen (bei nur einem fehlenden Feld entsprechend … fehlt). Geprüft werden nur die Pflichtfelder: Namentlich ausgewiesen werden Geschlecht, Geburtsdatum, Diabetestyp und HbA1c; Körpergröße, Körpergewicht, Blutdruck, gewählte eGFR und Diabetesdauer werden zusammengefasst als N weitere gezählt. Therapie, Insulin und Medikation, Selbstmessungs-Parameter (z.B. Blutdruck-Selbstmessung, schwere Hypoglykämien) sowie therapieabhängige Felder (z.B. Insulindosis) zählen nicht als Fehler.

Patienten mit fehlendem Geschlecht erscheinen ebenfalls in der Selektion und damit in der Excel-Tabelle, mit leerem Feld und einem Hinweis in der Datencheck-Liste. Patienten ohne Geburtsdatum werden dagegen gar nicht selektiert, damit angelegte Platzhalter-Akten den Export nicht verfälschen.