<< Klicken Sie, um das Inhaltsverzeichnis anzuzeigen >> Navigation:  Technisches > PDF-Versand an Patient

RheDAT ermöglicht mit der EMMA Textverarbeitung den datenschutzkonformen Versand medizinischer Dokumente (Arztbriefe, Befundberichte) per E-Mail direkt an Patienten. Der Anhang wird dabei mit einem patientenindividuellen Kennwort verschlüsselt, das dem Patienten vorab auf einem separaten Kanal mitgeteilt wird – als ausgedrucktes Dokument mit Erläuterungen, das ihm persönlich ausgehändigt wird, oder per SMS.

Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert und wird in den Systemeinstellungen unter Dokumente|Versand eingeschaltet.

Verschlüsselung

Das Dokument wird als PDF/A (ISO 19005) gerendert und anschließend mit AES-256 gemäß PDF 2.0 (ISO 32000-2) verschlüsselt. Das Kennwort besteht aus 12 zufällig generierten Zeichen (Groß-/Kleinbuchstaben und Ziffern, ohne visuell verwechselbare Zeichen) im Format XXXX-XXXX-XXXX und erreicht eine Entropie von ca. 70 Bit – deutlich über der DSGVO-Mindestempfehlung von 56 Bit für besondere Datenkategorien. Die Verschlüsselung erfolgt durch die integrierte Open-Source-Komponente qpdf (>=Version 12.0). Das verschlüsselte Dokument ist mit Adobe Acrobat ab Version 9 sowie allen modernen PDF-Viewern kompatibel.

Ablauf

Die Funktion setzt voraus, dass der Patient seine ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) erteilt hat. Das Kennwort wird einmalig systemseitig generiert und gilt dauerhaft für alle künftigen Dokumente des Patienten. Die Zustimmung wird auf der Stammdatenseite neben der EMail-Adresse dokumentiert. Dies wird im Audittrail mit Zeitpunkt und ausführendem Benutzer vermerkt und kann auch jederzeit widerrufen werden. Der Audittrail zu diesem Feld lässt sich - wie bei den anderen Stammdatenfeldern - über ein Rechtsklickmenü anzeigen.

In der Dokumentenfunktion gibt es zusätzlich die Option An Patient senden. RheDAT rendert das Dokument, verschlüsselt es und übergibt es zusammen mit einem standardisierten Anschreiben an den lokalen E-Mail-Client. Der Mitarbeiter prüft die E-Mail und sendet sie über die eigene Infrastruktur der Einrichtung – es werden keine externen Dienste oder Cloud-Systeme genutzt. Der Versandvorgang wird automatisch im Audit-Trail des Dokuments protokolliert.

Kennwort-Verwaltung

Der Knopf Patientenkennwort (Schlüsselsymbol) im Start-Menüband öffnet bei geöffneter Akte ein Menü mit drei Einträgen:

Kennwort per SMS senden

Der SMS-Weg ist als bequemere Alternative zum ausgedruckten Blatt gedacht: Er hält die Kanaltrennung ein (das Dokument geht per E-Mail, das Kennwort über das Mobilfunknetz), ohne dass der Patient dafür in die Praxis kommen muss.

Vorbelegt ist die Mobilnummer aus den Stammdaten – dasselbe Feld, das auch für die Termin-Erinnerungs-SMS benutzt wird. Sie können die Nummer im Dialog für diesen einen Versand ändern; in die Stammdaten wird dabei nichts zurückgeschrieben. Ist keine Nummer angegeben, wird nichts versendet.

Versendet wird über denselben Dienstleister, der unter Administration – Schnittstellen – SMS Erinnerungen eingerichtet ist; es sind dieselben Zugangsdaten. Ist dort kein Dienstleister und kein API-Schlüssel hinterlegt, sagt RheDAT das und versendet nichts. Anders als die Erinnerungs-SMS des Servers geht diese SMS vom Arbeitsplatz aus hinaus – der Webservice des Dienstleisters muss also von diesem Rechner aus erreichbar sein.

Protokolliert werden Empfängernummer und Zeitpunkt, niemals das Kennwort selbst.

Kennwort neu vergeben

Diese Funktion ersetzt das Kennwort des Patienten durch ein neues, zufällig erzeugtes. Sie brauchen sie, wenn ein Kennwort verloren gegangen ist oder in falsche Hände geraten sein könnte.

Das lässt sich nicht rückgängig machen. Bereits ausgedruckte oder verschickte Dokumente bleiben mit dem bisherigen Kennwort verschlüsselt – für diese braucht der Patient also weiterhin das alte. Angezeigt wird nach der Änderung nur noch das neue; das alte ist danach nur noch über den Audit-Trail zu ermitteln. Und der Patient muss das neue Kennwort erfahren, sonst kann er künftige Dokumente nicht mehr öffnen.

Deshalb sind zwei Hürden eingebaut: eine ausführliche Warnung und danach die Eingabe des Textes NEUES KENNWORT zur Bestätigung. Stimmt der Text nicht, wird nichts geändert. Die Neuvergabe setzt das Recht voraus, Stammdaten der Akte zu ändern, und ist bei gesperrter Akte nicht möglich. Sie wird mit Benutzername und Zeitstempel im Audit-Trail protokolliert.

Datenschutz

Das Verfahren basiert auf kanalgetrennter Schlüsselübermittlung (Dokument per E-Mail, Kennwort persönlich oder per SMS) und erfüllt die Anforderungen an technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Kennwörter werden zu keinem Zeitpunkt im Klartext protokolliert.