Wenn Sie eine Akte öffnen, die zur Zeit an einem anderen Arbeitsplatz in Benutzung ist, erhalten Sie eine schreibgeschützte Kopie des Standes zum Zeitpunkt des Öffnens.
Dieses Feature kann in den Systemeinstellungen abgeschaltet werden. Da EMIL nur veränderte Items in die Datenbank schreibt, kann so parallel an Akten gearbeitet werden. Allerdings besteht ohne Sperre immer das Risiko, sich gegenseitig Daten zu überschreiben, insbesondere im Bereich der Stammdaten und Studieneinschreibung. Natürlich wind Item-Überschreigungen, sollten sie passieren, im Audittrail nachvollziehbar.
Wenn der aktuelle Bereich schreibgeschützt ist, erscheint ein Schlosssymbol an dieser Stelle. Das Symbol erscheint nicht nur bei einer gesperrten Akte (dort in allen Bereichen), sondern auch bei durch abgelaufene Lizenz gesperrten Funktionen und bei Elementen anderer Bereiche, die aus anderen Gründen schreibgeschützt sind.
Auf diese Art und Weise können Sie etwas nachschauen, auch wenn die Akte gerade an einem anderen Arbeitsplatz in Bearbeitung ist. Da sich Daten zwischenzeitlich durch die Bearbeitung an der anderen Station auch in der Datenbank ändern könnten, spiegeln Berichte und Ausdrucke im gesperrten Zustand nicht notwendigerweise den Stand wider, der zum gleichen Zeitpunkt in der Datenbank besteht.
Ausdrucke, die auf Daten einer gesperrten Akte erzeugt werden, sind daher mit einer sekundengenauen Angabe in der Fußzeile versehen, wann die betreffende Akte geöffnet wurde (1). Der Zeitpunkt des Ausdrucks ist weiterhin angegeben (2), ist aber für den Stand der Daten z.B. im Vergleich zur Änderungshistorie in diesem Fall nicht relevant.
Sollten daher einmal durch diese Umstände Unterschiede zwischen Ausdruck und Datenbankstand entstehen, kann man diese anhand des Daten in der Fußzeile und der EMIL-Änderungshistorie problemlos erklären.